Strona główna

Racjonalne i skuteczne zarządzanie w prokuraturach - decyzje Prokuratora Generalnego

Powrót do listy

piątek, 17 października 2014

Fot. © lendingmemo.com  /na licencji CC BY 2.0

Na polecenie Prokuratora Generalnego Andrzeja Seremeta, Prokuratura Generalna przeprowadziła wewnętrzny audyt w powszechnych jednostkach organizacyjnych prokuratury dotyczący sprawozdawczości i jej efektywności. Celem audytu była analiza systemu gromadzenia, przetwarzania i przesyłania informacji w prokuraturach oraz wskazanie możliwych kierunków jego usprawnienia.

System pozyskiwania danych powinien dostarczać kierownictwu wszystkich szczebli prokuratury, w sposób ciągły (cykliczny), usystematyzowanych, aktualnych, rzetelnych i użytecznych informacji pozwalających na sprawne zarządzanie. Rzetelne i odpowiednio dobrane pod względem rodzajowym informacje powinny umożliwić zarządzającym dokonanie obiektywnej oceny prowadzonej działalności, zarówno w kontekście historycznym, jak i poprzez porównywanie jej z wynikami innych komórek czy jednostek (benchmarking), oraz podejmowanie trafnych decyzji dotyczących ewentualnego usprawnienia działalności organizacji.

System gromadzenia informacji, oprócz swojego tradycyjnego zadania, tj. przekazywania informacji z dołu w górę organizacji, może spełnić funkcję narzędzia pozwalającego przełożyć priorytety kierownictwa na bieżące działania organizacji, komórek, a także poszczególnych pracowników.

Audytem wewnętrznym objęto komórki organizacyjne Prokuratury Generalnej oraz prokuratury apelacyjne, prokuratury okręgowe i wybrane prokuratury rejonowe. Audytorzy badali informacje, których obowiązek sporządzania wynika z przepisów prawa powszechnie obowiązującego jak i sporządzane na podstawie zarządzeń, poleceń i innych dyspozycji wydawanych w prokuraturze.

W ramach audytu zostały zebrane i przeanalizowane informacje w trzech obszarach:

  • organizacji systemu gromadzenia, przetwarzania i przesyłania informacji i analiz,
  • wsparcia systemu gromadzenia, przetwarzania i przesyłania informacji przez funkcjonujące systemy IT,
  • skali systemu sprawozdawczego.

Audytorzy mając na względzie usprawnienie badanego systemu zaproponowali m.in:

  • określenie możliwości pozyskiwania informacji z funkcjonujących systemów informatycznych,
  • kontynuowanie prac zmierzających do rozbudowy i modyfikacji systemu SIP Libra 2, w szczególności poprzez stworzenie możliwości prowadzenia wszystkich wymaganych przepisami prawa rejestrów oraz możliwości bezpośredniego generowania gotowych, cyklicznych sprawozdań statystycznych, bez konieczności sięgania do innych źródeł danych.

Prokurator Generalny akceptując wnioski i propozycje audytorów polecił Dyrektorom Departamentów i Biur Prokuratury Generalnej przeprowadzenie m.in. kompleksowej analizy zapotrzebowania na dane w zakresie realizowanych zadań w celu sporządzenia wykazu danych, które winny być gromadzone przez powszechne jednostki prokuratury.

Z kolei Prokuratorom Apelacyjnym i Prokuratorom Okręgowym, Prokurator Generalny polecił podjęcie szeregu działań usprawniających system gromadzenia, przetwarzania i przesyłania danych w prokuraturze.

W ocenie Prokuratora Generalnego, system ten powinien być racjonalny, skuteczny oraz maksymalnie wykorzystujący możliwości systemów informatycznych i minimalizujący angażowanie prokuratorów w gromadzenie danych.

Wydział Informacji i Kontaktu z Mediami
Prokuratury Generalnej