Strona główna

Rejestry, ewidencje i archiwa

Na podstawie Zarządzenia  Nr 5/10 Prokuratora Generalnego z dnia 31.03.2010r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów oraz innych działów administracji w powszechnych jednostkach prokuratury (z póź. zm.) w Prokuraturze Okręgowej w Warszawie prowadzi się następujące repertoria, rejestry oraz wykazy kontrolne:

 

1. repertoria :  

  • Ds" - dla postępowań i czynności w sprawach karnych, karnych-skarbowych i w sprawach o wykroczenia prowadzonych przez prokuratora, Policję i inne organy uprawnione do prowadzenia postępowań,
  • Opz" - dla spraw dotyczących odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary,
  • Pc" - dla spraw cywilnych, ze stosunku pracy i ubezpieczeń społecznych, rodzinnych i opiekuńczych, a także spraw gospodarczych i innych spraw wynikających z  podejmowanej działalności pozakarnej, prowadzonych w prokuraturach, a w prokuraturach apelacyjnych i okręgowych - także dla spraw tego rodzaju nadzorowanych przez prokuratora nadrzędnego,
  •  „Pa" - dla spraw administracyjnych, łącznie ze sprawami rozpatrywanymi przez wojewódzki i Naczelny Sąd administracyjny, prowadzonych w prokuraturach, a w  prokuraturach apelacyjnych i okręgowych - także dla spraw tego rodzaju nadzorowanych przez prokuratora  nadrzędnego,
  • „Pn” – dla postępowań w sprawach nieletnich (o czyny karalne rozpoznawane przez sąd rejonowy – wydział rodzinny i nieletnich) oraz dla środków odwoławczych w tych sprawach.

 

2. rejestry:  

  • Ds/z/s-pn" - dla środków odwoławczych rozpoznawanych przez sąd oraz prokuratora nadrzędnego,
  • Ds/z" - dla środków odwoławczych rozpoznawanych przez prokuratora bezpośrednio przełożonego nad prokuratorem, prowadzącym lub nadzorującym postępowanie oraz dla zażaleń rozpoznawanych przez prokuratora sprawującego nadzór nad postępowaniem przygotowawczym prowadzonym przez Policję lub inny organ uprawniony do jego prowadzenia,
  • „Ns” – dla spraw o odszkodowanie za niesłuszne skazanie, tymczasowe aresztowanie lub zatrzymanie oraz spraw o stwierdzenie nieważności orzeczeń,
  • Ds/u" - dla czynności wykonywanych w związku z postanowieniem sądu wydanym na podstawie art.397 1 kpk,
  • Dsa" - dla spraw nie podlegających wpisowi do rejestrów „Dsn" i „Ko", w których prokurator nadrzędny dokonał analizy materiału aktowego i zajął w nich stanowisko,
  • Dsn" - dla nadzorowanych  przez prokuratora nadrzędnego spraw karnych prowadzonych w prokuraturach podległych,
  • „Nps” – dla skarg na naruszenie prawa strony do rozpoznania sprawy w postępowaniu przygotowawczym prowadzonym lub nadzorowanym przez prokuratora bez nieuzasadnionej zwłoki,
  • „Nps-ps – dla postępowań sądowych w sprawach skarg na naruszenie prawa strony do rozpoznania sprawy w postępowaniu przygotowawczym bez nieuzasadnionej zwłoki,
  • Ap"  - dla środków odwoławczych oraz wniosków o wznowienie postępowania sądowego zakończonego prawomocnym orzeczeniem w sprawach karnych,
  • K"   -  dla kasacji oraz odpowiedzi na kasacje innej strony,
  • Oz"   -  dla wniosków o pomoc prawną oraz korespondencji z zakresu obrotu prawnego z zagranicą,
  •  „Ko" -  dla korespondencji ogólnej w sprawach karnych, cywilnych, ze stosunku pracy i ubezpieczeń społecznych, opiekuńczych i o czyny karalne rozpoznawane przez sąd rodzinny oraz korespondencji w sprawach profilaktycznych i innych, nie rejestrowanej w pozostałych urządzeniach ewidencyjnych,
  • A"   -  dla osób tymczasowo aresztowanych w toku śledztwa lub  dochodzenia,
  • ENA-P"   -  dla osób, wobec których skierowano do sądu wniosek na podstawie art. 607a kpk o wydanie europejskiego nakazu aresztowania,
  • „ENA-UE” – dla osób, wobec których europejskie nakazy aresztowania wystawiły i skierowały do Polski właściwe organy innych państw członkowskich Unii Europejskiej,
  • Drz"   -  dla dowodów rzeczowych,
  • Drz/p"   -  dla przedmiotów stanowiących poręczenie majątkowe oraz dokumentów uprawniających do prowadzenia pojazdów mechanicznych, zatrzymanych paszportów lub innych dokumentów uprawniających do przekroczenia granicy,
  • IP" -  dla wniosków o udostępnienie informacji publicznej,
  • IP/O" -  dla środków odwoławczych od decyzji w przedmiocie udostępniania informacji publicznej.

 

  3. wykazy kontrolne:

 

- „Dor" - dla wpływających do prokuratury akt głównych i podręcznych postępowania przygotowawczego, akt sądowych i akt administracyjnych,

- „E" - dla ekspedycji pism i przesyłek.

 

Sprawy z zakresu administracji prokuratora okręgowego i poszczególnych prokuratorów rejonowych rejestrowane są według zasad obowiązujących w systemie bezdziennikowym opartym na jednolitym rzeczowym wykazie akt, ustalonym z właściwym Archiwum Państwowym, stosownie do przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006r., nr 97, poz. 673, z późn. zm.) oraz wydanych na jej podstawie rozporządzeń właściwego ministra sprawującego nadzór nad narodowym zasobem archiwalnym.

 

 

 W Wydziałach V i VI Prokuratury Okręgowej w Warszawie oraz w podległych jej prokuraturach rejonowych wdrożono System Informatyczny Prokuratury „Libra”, za pomocą którego prowadzi się w formie elektronicznej repertoria i rejestry dotyczące prowadzonych spraw karnych.

 

Archiwum

 

Dokumentację powstałą w wyniku działalności Prokuratury Okręgowej przechowuje się po jej wykorzystaniu w archiwach zakładowych.


 Akta spraw prokuratorskich, a także ich urządzeń ewidencyjnych, dzieli się na:
- materiały archiwalne zaliczane do kategorii „A” – stanowią ją materiały archiwalne w rozumieniu art. 1 ustawy z 14.07.1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, które po upływie określonego czasu przechowywania w archiwum zakładowym przekazuje się do archiwum państwowego; materiały archiwalne zaliczane do kategorii „A” określone w rzeczowych wykazach akt, przechowywane są w archiwum zakładowym przez 25 lat.
- dokumentację niearchiwalną zaliczaną do kategorii „B”, o czasowym znaczeniu, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu oraz „BE” o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie właściwego archiwum państwowego ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Archiwum państwowe może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji, uznając ją za materiały archiwalne.


Udostępnianie dokumentacji archiwalnej


Dokumentacja dla celów służbowych i naukowo-badawczych może być udostępniana  w pomieszczeniach archiwum zakładowego, a poza archiwum może być wypożyczana tylko w szczególnie uzasadnionych przypadkach.
Materiały archiwalne dla celów innych niż służbowe i naukowo-badawcze udostępnia się – zgodnie z przepisami ustawy z 14.07.1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2006r., nr 97, poz. 673, z późn. zm.) – po upływie 30 lat od ich wytworzenia, jeżeli nie narusza to prawnie chronionych interesów państwa i obywateli.
Warunki wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych (przed upływem 30 lat od ich wytworzenia) regulują przepisy rozporządzenia ministra Kultury i dziedzictwa Narodowego z dnia 29.07.2008 r. ( Dz.U. z 2008r.,  nr 156, poz. 970) w sprawie określenia wypadków i trybu wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych.
Osoby ubiegające się o udostępnienie materiałów archiwalnych winny złożyć we właściwej jednostce prokuratury wniosek z podaniem swojego imienia i nazwiska oraz wskazaniem nazwy jednostki organizacyjnej ubiegającej się o udostępnienie dokumentacji archiwalnej, a także typu materiału archiwalnego bądź tytułu, którego on dotyczy oraz celu i przewidywanego sposobu wykorzystania tego materiału.
Zarządzenie w przedmiocie udostępnienia materiałów archiwalnych wydaje kierownik jednostki, w której przechowywane są wymienione materiały. Zarządzenie o odmowie udostępnienia materiałów archiwalnych wymaga uzasadnienia.

 

Udostępnianie akt niearchiwalnych

 

Kwestię przeglądania akt prokuratorskich i sporządzania z nich odpisów reguluje art. 156 § 5 kpk, który mówi, że: „Jeżeli ustawa nie stanowi inaczej, w toku postępowania przygotowawczego stronom, obrońcom, pełnomocnikom i przedstawicielom ustawowym udostępnia się akta, umożliwia sporządzanie odpisów i kserokopii oraz wydaje odpłatnie uwierzytelnione odpisy lub kserokopie tylko za zgodą prowadzącego postępowanie przygotowawcze. Za zgodą prokuratora akta w postępowaniu przygotowawczym mogą być w wyjątkowych wypadkach udostępnione innym osobom”.