Strona główna

Rejestry, ewidencje i archiwa

W Prokuraturze Okręgowej w Elblagu prowadzi się urządzenia:

  1. Repertoria z działalności:
    • karnej: "Ds",
    • administracyjnej: "Pa",
    • cywilnej: "Pc";
  2. rejestry samodzielne z zakresu działalności:
    • karnej: "Ak", "Di", "Dsn", "ENA.P.r", "ENA.UE", "ENO.UE", "ENO.P.r", "Ko", "Kw", "Nps", "Ns", "Nt", "Opk", "Oz.o", "Oz.r", "Pn", "Pp",
    • administracyjnej: "Ip", "Ko", "Pp",
    • cywilnej: "Ko", "Pp",
    • strzeżenia praworządności: "Cor", "Zt",
    • kontroli: "Wl",
    • "DE";
  3. rejestry uzupełniające do "Ds": "Archiwum", "Drz", "Ds.u", "Nps", "Opz", "Ps", "Psz", "Ta", "Rz", "Zm" i "Zpj";
  4. wykaz kontrolny samodzielny: "W";
  5. wykazy kontrolne uzupełniające do "Ds": "ENA.P.w", "ENO.P.w", "Pm", "Oz.w", "Wu" i "Wz".

Archiwum. Do zakresu działania archiwum zakładowego należy w szczególności:

  • przyjmowanie dokumentacji z poszczególnych komórek organizacyjnych prokuratury (jednostki organizacyjnej),
  • przechowywanie i zabezpieczenie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,
  • udostępnianie przechowywanej dokumentacji osobom upoważnionym,
  • przygotowywanie i przekazywanie dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne zaliczane do kategorii "A" do właściwego archiwum państwowego,
  • inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej zaliczanej do kategorii "B" i udział w jej komisyjnym brakowaniu oraz przekazywanie wybrakowanych materiałów (w stanie uniemożliwiającym ich odtworzenie) na makulaturę,
  • utrzymywanie stałych kontaktów z właściwym archiwum państwowym.

Dokumentacja dla celów służbowych i naukowo-badawczych może być udostępniana w zasadzie w pomieszczeniach archiwum zakładowego, a poza to archiwum może być wypożyczona tylko w szczególnie uzasadnionych przypadkach.

Materiały archiwalne dla celów innych niż służbowe i naukowo-badawcze udostępnia się - zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 38, poz. 173 z późn. zm.) - po upływie 30 lat od ich wytworzenia, jeżeli nie narusza to prawnie chronionych interesów państwa i obywateli.

Warunki wcześniejszego udostępnienia materiałów archiwalnych (przed upływem 30 lat od ich wytworzenia) regulują przepisy rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 lipca 2008 r. w sprawie określenia szczególnych wypadków i trybu wcześniejszego udostępnienia materiałów archiwalnych (Dz.U. 2008 nr 156 poz. 970).

Osoby ubiegające się o udostępnienie materiałów archiwalnych winny złożyć we właściwej jednostce prokuratury wniosek z podaniem swego imienia i nazwiska oraz wskazaniem nazwy jednostki organizacyjnej ubiegającej się o udostępnienie dokumentacji archiwalnej, a także typu materiału archiwalnego bądź tematu, którego on dotyczy, oraz celu i przewidywanego sposobu wykorzystania tego materiału.