Strona główna

Rejestry, ewidencje i archiwa

Na podstawie Zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 03.03.2016r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów oraz innych działów administracji w powszechnych jednostkach organizacyjnych prokuratury (Dz.Urz. MS poz 83 z późn. zm.)

Urządzenia ewidencyjne

§ 88.1. Postępowania i czynności wykonywane w sprawach karnych, karnych skarbowych i w sprawach o wykroczenia prowadzone
przez prokuratora, Policję i inne organy uprawnione do prowadzenia postępowań (z wyłączeniem czynności ewidencjonowanych w „Di”, postępowań przed sądem I i II instancji oraz środków odwoławczych) rejestrowane są w repertorium „Ds”.
2. Poza repertorium „Ds” prowadzi się rejestry oraz wykazy kontrolne.
3. Rejestry i wykazy kontrolne mają charakter samodzielny lub uzupełniający w stosunku do prowadzonego w tej samej jednostce
repertorium „Ds”

          W prokuraturach okręgowych prowadzi się urządzenia:

1)            repertoria z działalności:
a)            karnej: „Ds",
b)           administracyjnej: „Pa",
c)            cywilnej: „Pc";
2)            rejestry samodzielne z zakresu działalności:
a)            karnej: „Ak", „Di", „Dsn", „ENA.P.r", „ENA.UE", „ENO.UE", „ENO.P.r", „Ko", „Kw", „Nps", „Ns", „Ntk", „Opk", „Oz.o", „Oz.r\ „Pn" i „Pp",
b)           administracyjnej: „Ip", „Ko" i „Pp",
c)            cywilnej: „Ko" i „Pp",
d)           strzeżenia praworządności: „Cor" i „Zt",
e)           kontroli : „Wl",
f)            »DE";
3)            rejestry uzupełniające do „Ds": „Archiwum", „Drz", „Ds.u", „Nps", „Opz", „Ps", „Psz", „Ta", „Rz", „Zm" i „Zpj";
4)            wykaz kontrolny samodzielny: „W";
5)            wykazy kontrolne uzupełniające do „Ds": „ENA.P.w", „ENO.P.w", „Pm", „Oz.w", „Wu" i „Wz".

§ 89.1. Rejestrami samodzielnymi w zakresie czynności w sprawach karnych są;

1)            „Ak" - dla wykonywanych analiz kryminalnych;
2)            „Di" - dla czynności, które nie podlegają rejestracji w repertorium „Ds" podejmowanych przez prokuratora w sprawach karnych, karnych skarbowych i w sprawach o wykroczenia, prowadzonych przez inne organy;
3)            „Dsn" - dla realizacji zadań wynikających ze sprawowania nadzoru służbowego przez prokuratora nadrzędnego w postępowaniu przygotowawczym i sądowym;
4)            „ENA.P.r" - dla osób, wobec których skierowano wniosek o wydanie europejskiego nakazu aresztowania w sprawach prokuratur rejonowych;
5)            „ENA.UE" - dla osób, wobec których państwa członkowskie Unii Europejskiej wystąpiły o wykonanie europejskiego nakazu aresztowania;
6)            „ENO.P.r" - dla wystąpień do państw członkowskich Unii Europejskiej o wykonanie europejskiego nakazu ochrony w sprawach prokuratur rejonowych;
7)            „ENO.UE" - dla wystąpień państw członkowskich Unii Europejskiej o wykonanie europejskiego nakazu ochrony;
8)            „ENO.UE.r" - dla wystąpień państw członkowskich Unii Europejskiej o wykonanie europejskiego nakazu ochrony realizowanych przez prokuratury rejonowe pod nadzorem prokuratury okręgowej;
9)            „Ko" - dla korespondencji ogólnej w sprawach administracyjnych (a), cywilnych (c), karnych (k), w których prokurator nie podejmuje decyzji procesowych. W Prokuraturze Krajowej przyjmuje się dodatkowe rozróżnienie korespondencji ogólnej w sprawach karnych na korespondencję w sprawach o wznowienie postępowania (wp), wykonawczych (w) i kasacyjnych (ka);
10)         „Ksk" - dla wniosków o wniesienie kasacji w sprawach karnych w trybie art. 521 k.p.k., art. 110 § 1 k.p.w. i art. 167ak.k.s.;
11)         (uchylony);
12)         „Kw" - dla kasacji i wniosków o wznowienie postępowania sądowego zakończonego prawomocnym orzeczeniem w sprawach karnych, odpowiedzi na kasacje i wnioski strony przeciwnej, wnioski o wznowienie lub skarg na wyroki sądów odwoławczych oraz udziału prokuratora w tych postępowaniach;
13)         „Ns" - dla spraw o odszkodowanie za niesłuszne skazanie, tymczasowe aresztowanie lub zatrzymanie oraz stosowanie innych środków przymusu, środków zapobiegawczych, zabezpieczenia majątkowego oraz spraw o stwierdzenie nieważności orzeczeń, o odszkodowanie lub zadośćuczynienie;
14)         „Ntk" - dla wystąpień o zajęcie przez prokuratora stanowiska w przedmiocie pobrania komórek, tkanek, narządów ze zwłok, których zgon mógł być następstwem przestępstwa;
15)         „Opk" - dla wniosków podległych jednostek o wzięcie udziału w postępowaniu odwoławczym przez prokuratora jednostki wyższego stopnia w sprawach karnych oraz udziału prokuratora w tych sprawach;
16)         „Oz" - dla wniosków z zakresu obrotu prawnego z zagranicą wykonywanych przez prokuratury rejonowe pod nadzorem prokuratury okręgowej;
17)         „Oz.o" - dla wniosków z zakresu obrotu prawnego z zagranicą wpływających z państw obcych;
18)         „Oz.r" - dla wniosków z zakresu obrotu prawnego z zagranicą kierowanych do państw obcych w sprawach prokuratur rejonowych;
19)         „Oz.w" - dla wniosków z zakresu obrotu prawnego z zagranicą kierowanych do państw obcych;
20)         „Pn" - dla postępowań w sprawach nieletnich rozpoznawanych przez sąd rodzinny oraz dla środków odwoławczych w tych sprawach;
21)         „Pp" - dla wniosków o udzielenie pomocy prawnej dla innych jednostek z zakresu spraw administracyjnych (a), cywilnych (c) i karnych (k);
22)         (uchylony);

2. Rejestrami uzupełniającymi w zakresie czynności w sprawach karnych rejestrowanych w repertorium „Ds" tej samej jednostki są rejestry;
1)            „Archiwum" - dla archiwizowanych akt prowadzonych postępowań w danej jednostce;
2)            „Drz" - dla dowodów rzeczowych;
2a) „Ds.u" dla czynności wykonywanych w związku z postanowieniem sądu wydanym na podstawie art. 397 § 1 k.p.k.;
3)            „Nps" - dla skarg i postępowali sądowych dotyczących naruszenia prawa strony do rozpoznania sprawy w postępowaniu przygotowawczym prowadzonym lub nadzorowanym przez prokuratora bez nieuzasadnionej zwłoki (w jednostce nadrzędnej funkcjonuje jako rejestr samodzielnym);
4)            „Opz" - dla postępowań w sprawie odpowiedzialności podmiotów zbiorowych;
5)            „Ps" - dla orzeczeń sądu I i II instancji;
6)            „Psz" - dla przedmiotów środka zapobiegawczego;
7)            „Rz*1 - dla środków odwoławczych na decyzje w postępowaniu przygotowawczym za wyjątkiem zażaleń na postanowienia sądu w przedmiocie tymczasowego aresztowania;
8)            „Ta" - dla osób tymczasowo aresztowanych;
9)            „Zm" - dla zabezpieczeń majątkowych;
10)         „Zpj" - dla dokumentów uprawniających do prowadzenia pojazdów mechanicznych, zatrzymanych w związku z popełnieniem przestępstwa.

3.            Samodzielnymi wykazami kontrolnymi są:
1)            „Pk" - dla spraw karnych podlegających rozpoznaniu w postępowaniach: kasacyjnym, o wznowienie postępowania i w przedmiocie skargi na wyrok sądu odwoławczego z udziałem prokuratora;
2)            „W" - dla wokand spraw karnych podlegających rozpoznaniu w postępowaniu przed sądem.
4.            Uzupełniającymi wykazami kontrolnymi do repertorium „Ds" są:
1)            „ENA.P.w" - dla osób, wobec których skierowano wniosek o wydanie europejskiego nakazu aresztowania w sprawach własnych;
2)            „ENO.P.w. - dla wystąpień do państwa członkowskiego Unii Europejskiej o wykonanie europejskiego nakazu ochrony w sprawach własnych;
3)            „Oz.w" - dla wniosków z zakresu obrotu prawnego z zagranicą kierowanych do państw obcych w sprawach własnych;
4)            „Pm" - dla spraw skierowanych do instytucji lub osoby uprawnionej do przeprowadzenia postępowania mediacyjnego;
5)            „Wu" - dla wniosków o udział prokuratora jednostki wyższego stopnia w postępowaniu odwoławczym;
6)            „Wz"  - dla spraw, w których postępowanie zawieszono



 W rejestrach samodzielnych gromadzi się i przetwarza następujące dane i informacje:
1)            „Di" - datę wpływu, podmiot składający wniosek, przedmiot wniosku, datę i sposób załatwienia;
2)            „DE" - korespondencję wchodzącą, w tym jej datę, rodzaj, nadawcę, sposób doręczenia, dekretację, oraz w zakresie identyfikacji ekspediowanej korespondencji, w tym jej rodzaju, adresata, sposobu ekspedycji, zwrotnego potwierdzenia odbioru;
3)            „Dsn" - datę wpływu i przedmiot sprawy, datę wdrożenia nadzoru służbowego i podejmowane czynności w związku z wdrożeniem nadzoru, datę i decyzję (sposób załatwienia sprawy) związane z wykonywaniem czynności nadzoru w sprawach prowadzonych w podległych jednostkach, datę i sposób załatwienia;
4)            „ENA.P.r" - datę wpływu, osobę wobec której wystąpiono w wnioskiem o wydane europejskiego nakazu aresztowania, jednostkę wnioskującą, w tym datę i sygnaturę wniosku, datę i treść rozstrzygnięcia w przedmiocie rozpoznania wniosku, sposób realizacji;
5)            „ENA.UE" - datę wpływu, osobę na którą wystawiono europejski nakaz aresztowania, państwo i organ wnioskujący, w tym datę wniosku, datę i treść rozstrzygnięcia w przedmiocie rozpoznania wniosku;
6)            „ENO.P.r" - datę wpływu, nazwę jednostki występującej z wnioskiem i sygnaturę sprawy, datę wpływu wniosku pokrzywdzonego, datę zastosowania i rodzaj środka zapobiegawczego/karnego lub obowiązku nałożonego wobec podejrzanego, datę wystąpienia przez prokuratora z europejskim nakazem ochrony, rodzaj środka ochrony, państwo wykonania nakazu, sposób przekazania, datę' zawiadomienia państwa wykonania o zmianie lub uchyleniu środka zapobiegawczego/środka karnego lub obowiązku nałożonego na podejrzanego;
7)            „ENO.UE" - datę wpływu, państwo wydania nakazu (w tym sygnaturę orzeczenia i nazwę organu), dane identyfikujące osobę, wobec której mają być zastosowane środki ochrony, dane identyfikujące osobę przeciwko której prowadzono postępowanie, rodzaj środka ochrony i pomocy, datę i rodzaj podjętych czynności w związku z realizacją wystąpienia, datę i treść postanowienia w przedmiocie wykonania europejskiego nakazu ochrony, datę wpływu, rozpoznania zażalenia na postanowienie w przedmiocie wykonania europejskiego nakazu ochrony, datę i sposób wykonania nakazu lub innego sposobu załatwienia sprawy;
8)            „ENO.UE.r" - datę wpływu, sygnaturę jednostki nadrzędnej, dane identyfikujące osobę pokrzywdzoną, wobec której mają być zastosowane środki ochrony, dane identyfikujące osobę przeciwko której prowadzono postępowanie, rodzaj środka ochrony i pomocy, datę i rodzaj podjętych czynności w związku z realizacją wystąpienia, datę i treść postanowienia w przedmiocie wykonania europejskiego nakazu ochrony, datę wpływu, rozpoznania zażalenia na postanowienie w przedmiocie wykonania europejskiego nakazu ochrony, datę i sposób wykonania nakazu lub innego sposobu załatwienia sprawy;
9)            „Ko" - datę wpływu, nadawcę pisma i datę pisma, przedmiot korespondencji, datę i sposób załatwienia;
10)         „Ksk" - datę wpływu, podmiot wnioskujący o wywiedzenie kasacji, podstawę prawną wywiedzenia kasacji, oznaczenie orzeczenia, osoby skazanej, której kasacja dotyczy i kierunku zaskarżenia, datę i sposób załatwienia sprawy, udział prokuratora, datę rozstrzygnięcia i orzeczenie Sądu Najwyższego;
11)         (uchylony);
12)         „Kw" - datę wpływu, podmiot składający wniosek o kasację lub wniosek o wznowienie postępowania sądowego zakończonego prawomocnym orzeczeniem w sprawach karnych lub o wniesienie skargi na wyrok sądu odwoławczego, datę i czynności podjęte przez prokuratora w związku z wnioskiem, udział prokuratora w postępowaniu sądowym, datę udzielenia odpowiedzi na kasację, wniosek lub skargę, datę i treść orzeczenia sądu;
13)         „Ntk" - datę wpływu, wnioskodawcę, datę i stanowisko prokuratora w przedmiocie pobrania komórek, tkanek, narządów ze zwłok, których zgon mógł być następstwem przestępstwa;
14)         „Ns" - datę wpływu, osobę lub organ składający wniosek, datę wniosku lub datę zgłoszenia udziału prokuratora w postępowaniu, oznaczenie jednostki, prowadzącej sprawę z którą związane jest roszczenie odszkodowawcze, datę i treść orzeczenia, w tym wskazanie kwotę zasądzonego odszkodowania;
15)         „Opk" - datę wpływu, dane identyfikujące wnioski z jednostek w zakresie wzięcia udziału w postępowaniu odwoławczym, rodzaj złożonego środka odwoławczego, w tym jego datę, podmiot wnoszący środek odwoławczy oraz datę i sposób rozstrzygnięcia środka odwoławczego przez sąd, udział prokuratora;
16)         „Oz'* - datę wpływu, nazwę i sygnaturę jednostki przekazującej wniosek, datę i przedmiot wniosku, datę i sposób realizacji, datę przekazania materiałów po wykonaniu pomocy prawnej;
17)         „Oz.o" - datę wpływu, podmiot składający wniosek, datę i przedmiot wniosku, datę i sposób realizacji;
18)         „Oz.r" - datę wpływu, nazwę i sygnaturę jednostki przekazującej wniosek, datę i przedmiot wniosku, datę i sposób załatwienia wniosku;
19)         „Oz.w" - datę wpływu, nazwę i sygnaturę jednostki przekazującej wniosek, datę i przedmiot wniosku, datę i sposób załatwienia wniosku;
20)         „Pn" - datę i podstawę rejestracji, przedmiot sprawy, uczestników postępowania, w tym stron, ich pełnomocników oraz przedstawicieli procesowych i ustawowych, sposób załatwienia, datę i orzeczenie sądu, środki odwoławcze, datę i ich rozstrzygnięcie;

21)         „Pp" - datę wpływu, nadawcę, przedmiot i datę wniosku, sposób realizacji wniosku o pomoc prawną z zakresu spraw administracyjnych, cywilnych, karnych, dla innych -datę zakończenia sprawy;
22)         (uchylony).
3. W rejestrach uzupełniających, poza odwołaniem się do sygnatury sprawy zarejestrowanej w repertorium, której wpis dotyczy gromadzi się i przetwarza następujące dane i informacje:
1)            „Archiwum" - datę informacji o udostępnieniu, wyrejestrowaniu i zmianie miejsca przechowywania akt, datach skrajnych, kategorii archiwalnej;
2)            „Drz" - dowód rzeczowy, w tym jego rodzaj, miejsce przechowywania, oraz decyzje podejmowane w związku z dowodem rzeczowym;
2a) „Ds.u" - datę wpływu, sygnaturę akt sądowych, oznaczenie sądu, termin do wykonania czynności i datę przekazania sprawy do sądu;
3)            „Nps" - datę wpływu, stronę wnoszącą skargę, stanowisko prokuratora i datę przekazania prokuratorowi nadrzędnemu, datę i rozstrzygnięcie w zakresie rozpoznanej skargi w postępowaniu sądowym, w tym zasądzoną kwotę i czynności zlecone przez sąd do wykonania;
4)            „Opz" - datę podjęcia decyzji o złożeniu wniosku, datę i treść orzeczenia, sygn. akt sądowych, oznaczenie podmiotu zbiorowego, osoby fizycznej, pokrzywdzonego, datę złożenia wniosku przez prokuratora, czynności prokuratora, datę i treść orzeczenia sądu I i II instancji, datę i przedmiot apelacji, udział prokuratora;
5)            „Ps" - dotyczące postępowania przed sądem I i II instancji, w tym oznaczenia sądu, daty rozstrzygnięcia, oznaczenia podmiotu składającego środek odwoławczy, daty środka oraz jego zakresu k.p.k., sygn. sądową, rodzaj czynności do wykonania, datę i organ wykonujący, datę i sposób wykonania, datę i ocenę wykonanych czynności, datę przekazania materiałów do sądu;
6)            „Psz" - przedmioty stanowiące poręczenie majątkowe lub zatrzymany paszport lub inny dokument uprawniający do przekroczenia granicy oraz podjęte decyzje procesowe w tym zakresie i datę ich realizacji;
7)            „Rz" - środki odwoławcze na decyzje wydane w postępowaniu przygotowawczym (data wpływu, strona), datę przekazania prokuratorowi/prokuratorowi nadrzędnemu/sądowi, datę i rozstrzygnięcie rozpoznanego zażalenia łub pozostawienia przez sąd zażalenia bez rozpoznania;
8)            „Ta" - osobę tymczasowo aresztowaną i oraz podjęte decyzje procesowe w tym zakresie i datę ich realizacji;
9)            „Zm" - rzeczy, wierzytelności i inne prawa majątkowe stanowiące przedmiot zabezpieczenia majątkowego oraz datę i podjęte decyzje procesowe w tym zakresie, datę ich realizacji, w tym datę zajęcia i nazwę organu, który tej czynności dokonał;
10)         „Zpj" - rodzaj dokumentu, datę zatrzymania, datę i podjęte decyzje procesowe w tym zakresie i datę ich realizacji.
4.            W samodzielnych wykazach kontrolnych gromadzi się i przetwarza następujące dane i informacje:
1)            „Pk" - datę wpływu zawiadomienia i sygnaturę Sądu Najwyższego, identyfikujące osobę skazaną i kwalifikację karną, datę i oznaczenie strony wnoszącej kasację, wniosek o wznowienie lub skargę na wyrok sądu odwoławczego, sygnatury akt sądu I i II instancji, termin rozprawy lub posiedzenia, referenta, datę i treść orzeczenia Sądu Najwyższego;
2)            „W" - datę wpływu wokandy, termin wokandy, sygnaturę postępowania, rodzaj postępowania, sposób, terminy rozpraw i posiedzeń oraz ich obsadę i wynik.
5.            W wykazach kontrolnych uzupełniających, poza odwołaniem się do sygnatury sprawy zarejestrowanej w repertorium, której wpis dotyczy, gromadzi się i przetwarza następujące dane i informacje:
1)            „ENO.P.w" - datę wpływu, nazwisko i imię podejrzanego, datę wniosku, datę decyzji sądu, sygnaturę i rodzaj decyzji, miejsce pobytu podejrzanego, państwo wezwane do realizacji wniosku, datę i sposób realizacji wniosku;
2)            „ENO.P.w" - datę wpływu, datę zastosowania środka zapobiegawczego/karnego lub obowiązku nałożonego na podejrzanego, datę wystąpienia z europejskim nakazem ochrony, rodzaj środka ochrony i pomocy, państwo wykonania środka, sposób przekazania wniosku, datę zawiadomienia o zmianie/uchyleniu środka wobec podejrzanego;
3)            „Oz.w" - datę sporządzenia wniosku, datę przesłania do jednostki nadrzędnej, datę i sygn. przekazanego wniosku, państwo realizujące wniosek, datę i inny sposób załatwienia, datę wpływu materiałów z wykonanej pomocy prawnej;
4)            „Pm" - datę skierowania do mediacji, datę i sposób zakończenia mediacji;
5)            „Wu" - datę wysłania wniosku o udział w postępowaniu odwoławczym, datę i sposób rozpoznania wniosku, datę, sygnaturę i nazwę sądu oraz sposób rozpoznania środka odwoławczego;
6)            „Wz" - sygnaturę zawieszonego postępowania przygotowawczego, datę i podstawę zawieszenia, podejrzanego, datę i sygnaturę sprawy po podjęciu.



Biblioteki

§ 200.1. Biblioteki prowadzi się w Prokuraturze Krajowej, prokuraturach regionalnych i okręgowych.
2. Pracownicy innych działów administracji realizujący zadania w zakresie prowadzenia bibliotek podlegają kierownikom komórek
do spraw administracyjnych.
§ 201. Do prowadzenia bibliotek mają zastosowanie odpowiednio przepisy ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach (Dz. U.
z 2012 r. poz. 642 i 908 oraz z 2013 r. poz. 829) i wydane na ich podstawie przepisy wykonawcze.
§ 202. Materiałami bibliotecznymi są materiały w rozumieniu ustawy, o której mowa w § 201, czyli w szczególności dokumenty zaw
ierające utrwalony wyraz myśli ludzkiej, przeznaczone do rozpowszechniania, niezależnie od nośnika fizycznego i sposobu zapisu treści, a zwłaszcza:
dokumenty grafi czne (piśmiennicze, kartografi czne, ikonografi czne i muzyczne), dźwiękowe, wizualne, audiowizualne i elektroniczne.
§ 203.1. Szczegółowe zasady organizacji biblioteki oraz udostępniania materiałów bibliotecznych i elektronicznych systemów inf
ormacji prawnej reguluje zarządzenie kierownika jednostki uwzględniające również sposób dokumentowania posiadanych licencji dostępowych
do tych systemów.
2. Zarządzenie kierownika jednostki szczebla okręgowego uwzględnia sposób korzystania z zasobów bibliotecznych przez prokurato
rów i pracowników podległych prokuratur rejonowych



Archiwum zakładowe

§ 204. Dokumentację powstającą w wyniku działalności jednostek, po jej zarchiwizowaniu przechowuje się w archiwach zakładowych.
§ 205.1. Przed przyjęciem do archiwum zakładowego dokumentację kwalifikuje się do właściwych kategorii archiwalnych.
2. Podstawą kwalifikacji archiwalnej są akty prawne obowiązujące w czasie, gdy dokumentacja powstawała i była gromadzona, chyba,
że przepisy szczególne stanowią inaczej.
§ 206. Archiwum zakładowe gromadzi i przechowuje materiały archiwalne (akta kategorii „A”) oraz dokumentację niearchiwalną
(akta kategorii „B”) ze wszystkich komórek organizacyjnych jednostki.
§ 207.1. Wykorzystanie systemu informatycznego do przetwarzania danych podlegających archiwizacji wymaga wydania zarządzenia
przez kierownika jednostki, w której dane te są przetwarzane, o ile system ten nie został wdrożony zarządzeniem Prokuratora Gen
eralnego.
2. Zarządzenie opisuje system informatyczny, które będzie wykorzystywany, zakres przetwarzanych danych i informacji, a także
wszelkie niezbędne wymagania wynikające z powszechnie obowiązujących przepisów dotyczących archiwów, ochrony danych osobowych
i działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
§ 208.1. W tradycyjnym systemie papierowym dopuszcza się wykorzystanie systemów informatycznych, w szczególności w celu:
    1)  sporządzania środków ewidencyjnych dokumentacji do przekazania do archiwum zakładowego, ich przesyłania, jak i środków
ewidencyjnych dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym;
     2) prowadzenia ewidencji dokumentacji w archiwum zakładowym;
     3) prowadzenia ewidencji udostępniania dokumentacji;
     4)  sporządzania środków ewidencyjnych dokumentacji w związku z procedurą brakowania dokumentacji niearchiwalnej lub przekazy
wania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego;
     5) prowadzenia ewidencji wyników pomiaru temperatury i wilgotności powietrza w pomieszczeniach archiwum;
     6) informowania o dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym.

2. Systemy informatyczne mogą być stosowane zamiast dokumentacji w postaci nieelektronicznej, jeżeli dane w postaci elektronicznej
są zabezpieczone przed:
     1) wprowadzeniem zmian przez osoby nieupoważnione;
    2)  utratą, co najmniej przez sporządzenie kopii zabezpieczającej na odrębnym informatycznym nośniku danych, nie później niż
dobę po zmianie treści tych danych, ale nie rzadziej niż raz na 6 miesięcy.
3. Kopie zabezpieczające wykonuje się kolejno, co najmniej na dwóch różnych informatycznych nośnikach danych tak, aby jednostka dysponowała, co najmniej dwoma nośnikami umożliwiającymi odzyskanie danych.
4. Jeżeli system nie został wprowadzony zarządzeniem Prokuratora Generalnego, zasady ochrony danych wymienione w ust. 2 określ
a zarządzenie kierownika jednostki.
§ 209. Szczegółowe zasady przechowywania, udostępniania i przekazywania materiałów archiwalnych (kategoria „A”) do archiwów
państwowych, zasady i tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej (kategoria „B”) określa instrukcja archiwalna.
§ 210. Zasady przechowywania, udostępniania i przekazywania akt zawierających informacje niejawne regulują odrębne przepisy.