Strona główna

Rejestry, ewidencje i archiwa

REJESTRY I EWIDENCJE

 

W Prokuraturze Okręgowej w Katowicach prowadzone są - według ściśle ustalonych wzorów i zakładane dla każdego roku kalendarzowego z zachowaniem kolejności wpisów w ciągu roku - następujące urządzenia ewidencyjne:

REPERTORIA:

  • Ds - dla postępowań i czynności w sprawach karnych, karnych skarbowych i w sprawach o wykroczenia prowadzonych przez prokuratora, Policję i inne organy uprawnione do prowadzenia postępowań,
  • Pn - dla postępowań w sprawach nieletnich (o czyny karalne rozpoznawane przez sąd rejonowy - wydział rodzinny i nieletnich) oraz dla środków odwoławczych w tych sprawach,
  • Pc - dla spraw cywilnych, ze stosunku pracy i ubezpieczeń społecznych, rodzinnych i opiekuńczych oraz spraw o przyznanie lub zwrot kompensaty pieniężnej, roszczeń regresowych i innych spraw wynikających z podejmowanej działalności pozakarnej, a w prokuraturach apelacyjnych i okręgowych dla środków odwoławczych w tych sprawach, a także dla spraw tego rodzaju nadzorowanych przez prokuratora nadrzędnego,
  • Pa - dla spraw administracyjnych, łącznie ze sprawami rozpatrywanymi przez wojewódzki i Naczelny Sąd Administracyjny, prowadzonych w prokuraturach, a w Prokuraturze Generalnej, prokuraturach apelacyjnych i okręgowych – także dla spraw tego rodzaju nadzorowanych przez prokuratora nadrzędnego,
  • Opz - dla postępowań w sprawie odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary.


REJESTRY:

  • Ds/z - dla środków odwoławczych  rozpoznawanych przez prokuratora bezpośrednio przełożonego nad prokuratorem  prowadzącym lub nadzorującym postępowanie oraz dla zażaleń rozpoznawanych przez prokuratora sprawującego nadzór nad postępowaniem przygotowawczym prowadzonym przez Policję lub inny organ uprawniony do jego prowadzenia,
  • Ds/z/s-pn -  dla środków odwoławczych rozpoznawanych przez sąd oraz prokuratora nadrzędnego,
  • Ds/u - dla czynności wykonywanych w związku z postanowieniem sądu wydanym na podstawie art. 397 § 1 k.p.k.,
  • Dsn - dla nadzorowanych przez prokuratora nadrzędnego spraw karnych prowadzonych w prokuraturach podległych,
  • Dsa - dla spraw niepodlegających wpisowi do rejestrów Dsn i Ko, w których prokurator nadrzędny dokonał analizy materiału aktowego i zajął w nich pisemne stanowisko,
  • Ns - dla spraw o odszkodowanie za niesłuszne skazanie, tymczasowe aresztowanie lub zatrzymanie oraz spraw o stwierdzenie nieważności orzeczeń, odszkodowanie lub zadośćuczynienie,
  • Ap - dla środków odwoławczych oraz wniosków o wznowienie postępowania sądowego zakończonego prawomocnym orzeczeniem w sprawach karnych,
  • K - dla kasacji oraz odpowiedzi na kasację strony przeciwnej,
  • Oz - dla wniosków o zagraniczną pomoc prawną oraz korespondencji z zakresu obrotu prawnego z zagranicą w sprawach karnych,
  • Ko - dla korespondencji ogólnej w sprawach karnych, cywilnych, ze stosunku pracy i ubezpieczeń społecznych, rodzinnych, opiekuńczych i o czyny karalne rozpoznawane przez sąd rodzinny oraz korespondencji w sprawach profilaktycznych i innych, nierejestrowanej w pozostałych urządzeniach ewidencyjnych,
  • A - dla osób tymczasowo aresztowanych w toku śledztwa lub dochodzenia,
  • Drz - dla dowodów rzeczowych,
  • IP - dla spraw  o udostępnienie informacji publicznej.
  • IP/O - dla środków odwoławczych od decyzji w przedmiocie udostępniania informacji publicznej,
  • Drz/p - dla elektronicznych nośników danych,
  • ENA-P - dla osób, wobec których skierowano do sądu wniosek na postawie art. 607a k.p.k. o wydanie europejskiego nakazu aresztowania,
  • ENA-UE - dla osób, wobec których europejskie nakazy aresztowania wystawiły i skierowały do Polski właściwe organy innych państw członkowskich Unii Europejskiej,
  • Nps - dla skarg na naruszenie prawa strony do rozpoznania sprawy w postępowaniu przygotowawczym prowadzonym lub nadzorowanym przez prokuratora bez nieuzasadnionej zwłoki,
  • Nps-ps -  dla postępowań sądowych w sprawie skarg na naruszenie prawa strony do rozpoznania sprawy w postępowaniu przygotowawczym bez nieuzasadnionej zwłoki.


WYKAZY KONTROLNE:

  • Pm - dla spraw skierowanych do instytucji lub osoby godnej zaufania w celu przeprowadzenia  postępowania mediacyjnego,
  • Wz - dla spraw, w  których postępowanie zawieszono,
  • Dor - dla wpływających do prokuratury akt głównych i podręcznych  postępowania przygotowawczego, akt sądowych i akt administracyjnych oraz innych pism,
  • E - dla ekspedycji akt, pism i przesyłek,
  • Ww - dla wykazywania opłat i innych wydatków ponoszonych w postępowaniu przygotowawczym.


PONADTO PROWADZI SIĘ:

  • kontrolkę zabezpieczeń majątkowych,
  • kontrolkę wniosków o zastosowanie przez sąd  tymczasowego aresztowania,
  • wykaz biegłych, tłumaczy i specjalistów,
  • kontrolkę wydanych poleceń wyjazdu służbowego,
  • kontrolkę wystawionych legitymacji służbowych i legitymacji ubezpieczeniowych,
  • kontrolkę formularzy związanych z obsługą Krajowego Centrum Informacji Kryminalnych,
  • wykaz kart rejestracyjnych i zapytań do Krajowego Centrum Informacji Kryminalnych.

W celu usprawnienia kierowania jednostką wprowadza się stałe lub okresowe prowadzenie innych wykazów i kontrolek.

Dla ułatwienia opracowania sprawozdań statystycznych sekretariaty prowadzą pomocnicze wykazy statystyczne.

 

BIBIOTEKA

 

W Prokuraturze Okręgowej w Katowicach  prowadzona jest  biblioteka.

Księgozbiór składa się przede wszystkim z książek i czasopism z dziedziny prawa i dziedzin pokrewnych, jak również z roczników Dziennika Ustaw, Monitora Polskiego oraz dzienników urzędowych organów administracyjnych.

Księgozbiór ujęty jest w księdze inwentarzowej biblioteki. Prowadzi się też rejestr dot. korespondencji związanej z gromadzeniem zasobu bibliotecznego.

Książki i czasopisma wypożycza się wyłącznie na podstawie rewersu.

Osoby spoza prokuratury mogą korzystać z księgozbioru w pomieszczeniach prokuratury. Zgodę na korzystanie poza obrębem prokuratury może udzielić wyjątkowo kierownik jednostki.

 

ARCHIWUM ZAKŁADOWE

 

W Prokuraturze Okręgowej w Katowicach jest prowadzone archiwum zakładowe, do którego jest przyjmowana po wykorzystaniu dokumentacja powstająca w wyniku działalności jednostki.

Organizację archiwum zakładowego, podział zasobu archiwalnego, przyjmowanie i ewidencjonowanie dokumentacji archiwalnej, udostępnianie dokumentacji archiwalnej, brakowanie akt oraz przekazywanie dokumentacji archiwalnej do Archiwum Państwowego regulują przepisy Części IV Zarządzenia Nr 5/10 Prokuratora Generalnego z dnia 31 marca 2010 roku w sprawie organizacji i  zakresu działania sekretariatów oraz  innych działów administracji w powszechnych jednostkach organizacyjnych prokuratury.

Do zakresu działania archiwum zakładowego należy w szczególności:

  • przyjmowanie dokumentacji z poszczególnych komórek organizacyjnych prokuratury (jednostki organizacyjnej),
  • przechowywanie i zabezpieczenie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji, a w razie konieczności konserwacja zniszczonej dokumentacji w porozumieniu z właściwym archiwum państwowym,
  • udostępnianie przechowywanej dokumentacji osobom upoważnionym,
  • przygotowywanie i przekazywanie dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne zaliczane do kategorii A do właściwego archiwum państwowego,
  • inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej zaliczonej do kategorii B po upływie terminu jej przechowywania w archiwum zakładowym i udział w jej komisyjnym brakowaniu oraz przekazywanie wybrakowanych materiałów ( w stanie uniemożliwiającym ich odtworzenie) na makulaturę, po sporządzeniu protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej oraz spisu tej dokumentacji przeznaczonej na makulaturę i po uprzednim uzyskaniu jednorazowej zgody na brakowanie archiwum państwowego
  • utrzymywanie stałych kontaktów z właściwym archiwum państwowym.

Dokumentacja przekazywana do archiwum zakładowego jest kwalifikowana do odpowiedniej kategorii oraz ma wskazany okres przechowywania, po upływie, którego zgodnie z przyjętą kwalifikacją, podlega przekazaniu do archiwum państwowego lub jest brakowana.

Kwalifikowanie dokumentacji do odpowiedniej kategorii archiwalnej regulują przepisy:

  • dla akt spraw prokuratora i urządzeń ewidencyjnych - Część V Zarządzenia Nr 5/10 Prokuratora Generalnego z dnia 31 marca 2010 roku w sprawie organizacji i  zakresu działania sekretariatów oraz  innych działów administracji w powszechnych jednostkach organizacyjnych prokuratury,
  • dla akt z zakresu administracji prokuratora – Zarządzenie Nr 152/09 Prokuratora Okręgowego w Katowicach z dnia 30 grudnia 2009  roku w sprawie wprowadzenia instrukcji archiwalnej, kancelaryjnej i wykazów akt zawierających rzeczową klasyfikację oraz kwalifikację materiałów archiwalnych (kategorii A) i dokumentacji niearchiwalnej (kategorii B)  z zakresu administracji.

Dokumentacja podlegająca przechowaniu w archiwum zakładowym może być zakwalifikowana do jednej z następujących kategorii:


A - dokumentacja stanowiąca materiały archiwalne w rozumieniu Ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, którą po upływie określonego czasu przechowywania przekazuje się do archiwum państwowego,
 


B
 - dokumentacja niearchiwalna, o czasowym znaczeniu, która po upływie obowiązującego okresu podlega brakowaniu,

BE
 - dokumentacja niearchiwalna o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie właściwego archiwum państwowego ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Archiwum państwowe może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji (brak tekstu). Zmiana kategorii może wiązać się z uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne.


Bc – 
dokumentacja niearchiwalna posiadająca krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu przekazywana jest na makulaturę.

 

Zasady udostępniania dokumentacji archiwalnej

 

Dokumentacja dla celów służbowych i naukowo - badawczych może być udostępniana w zasadzie w pomieszczeniach archiwum zakładowego, a poza archiwum może być wypożyczona tylko w szczególnie uzasadnionych przypadkach.

Materiały archiwalne dla celów innych niż służbowe i naukowo - badawcze udostępnia się - zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. 2011.123.698 z późn. zm.) - po upływie 30 lat od ich wytworzenia, jeżeli nie narusza to prawnie chronionych interesów państwa i obywateli.

Warunki wcześniejszego udostępnienia materiałów archiwalnych (przed upływem 30 lat od ich wytworzenia) regulują przepisy rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 lipca 2008 roku w sprawie określenia szczególnych wypadkach i trybu wcześniejszego udostępnienia materiałów archiwalnych (Dz. U. 2008.156.970).

Osoby ubiegające się o udostępnienie materiałów archiwalnych powinny złożyć we właściwej jednostce prokuratury wniosek z podaniem swego imienia i nazwiska oraz wskazaniem nazwy jednostki organizacyjnej ubiegającej się o udostępnienie dokumentacji archiwalnej, a także typu materiału archiwalnego bądź tematu, którego on dotyczy oraz celu i przewidywanego sposobu wykorzystania tego materiału.

Zarządzenie w przedmiocie udostępnienia materiałów wydaje kierownik jednostki, w której przechowywane są wymienione materiały. Zarządzenie o odmowie udostępnienia materiałów archiwalnych wymaga uzasadnienia i pouczenia osoby wskazanej we wniosku o możliwości, trybie i terminie jego zaskarżenia.