Strona główna

Rejestry, ewidencje i archiwa

Rodzaje i sposób prowadzenia urządzeń ewidencyjnych w jednostkach prokuratury określa zarządzenie Prokuratora Generalnego z dnia 31 marca 2010r. w sprawie zakresu działania sekretariatów i innych działów administracji w powszechnych jednostkach organizacyjnych prokuratury.

Zgodnie z § 58 tego zarządzenia w jednostkach organizacyjnych prokuratury prowadzi się następujące repertoria i rejestry według ustalonych wzorów:

  1. repertoria:

    • "Ds" - dla postępowań i czynności w sprawach karnych, karnych skarbowych i w sprawach o wykroczenia prowadzonych przez prokuratora. Policję i inne organy uprawnione do prowadzenia postępowań,

    • "Opz" - dla spraw dotyczących odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary,

    • "Pn" - dla postępowań w sprawach nieletnich (o czyny karalne rozpoznawane przez sąd rejonowy - wydział rodzinny i nieletnich) oraz dla środków odwoławczych w tych sprawach,

    • "Pc" - dla spraw cywilnych, ze stosunku pracy i ubezpieczeń społecznych, rodzinnych i opiekuńczych, a także spraw gospodarczych i innych spraw wynikających z podejmowanej działalności pozakarnej, prowadzonych w prokuraturach, a w prokuraturach apelacyjnych i okręgowych - także dla spraw tego rodzaju nadzorowanych przez prokuratora nadrzędnego,

    • "Pc/PG" - dla spraw cywilnych w Prokuraturze Generalnej,

    • "Pa" - dla spraw administracyjnych, łącznie ze sprawami rozpatrywanymi przez wojewódzki i Naczelny Sąd Administracyjny, prowadzonych w  prokuraturach, a w Prokuraturze Generalnej, prokuraturach apelacyjnych i okręgowych - także dla spraw tego rodzaju nadzorowanych przez prokuratora nadrzędnego,

    • "U" - dla spraw, w których wszczęto postępowanie o ułaskawienie,

    • "TK" - dla spraw podlegających rozpoznaniu przez Trybunał Konstytucyjny;

  2. rejestry:

  • "Ns" - dla spraw o odszkodowanie za niesłuszne skazanie, tymczasowe aresztowanie lub zatrzymanie oraz spraw o stwierdzenie nieważności orzeczeń,
  • "Ds/z/s-pn" - dla środków odwoławczych rozpoznawanych przez sąd oraz prokuratora nadrzędnego,
  • "Ds/z" - dla środków odwoławczych rozpoznawanych przez prokuratora bezpośrednio przełożonego nad prokuratorem prowadzącym lub nadzorującym postępowanie oraz dla zażaleń rozpoznawanych przez prokuratora sprawującego nadzór nad postępowaniem przygotowawczym prowadzonym przez Policję lub inny organ uprawniony do jego prowadzenia,
  • "Ds/u" - dla czynności wykonywanych w związku z postanowieniem sądu wydanym na podstawie art. 397 § 1 k.p.k.,
  • "Dsn" - dla nadzorowanych przez prokuratora nadrzędnego spraw karnych prowadzonych w prokuraturach podległych,
  • "Dsa" - dla spraw niepodlegających wpisowi do rejestrów "Dsn" i "Ko", w których prokurator nadrzędny dokonał analizy materiału aktowego i zajął w nich pisemne stanowisko,
  • "Nps" - dla skarg na naruszenie prawa strony do rozpoznania sprawy w postępowaniu przygotowawczym lub nadzorowanym przez prokuratora bez nieuzasadnionej zwłoki,
  • "Nps-ps" - dla postępowań sądowych w sprawach skarg na naruszenie prawa strony do rozpoznania sprawy w postępowaniu przygotowawczym bez nieuzasadnionej zwłoki,
  • "Ap" - dla środków odwoławczych oraz wniosków o wznowienie postępowania sądowego zakończonego prawomocnym orzeczeniem w sprawach karnych,
  • "K" - dla kasacji oraz odpowiedzi na kasację strony przeciwnej,
  • "KSU" - dla wniosków prezesa sądu lub prokuratora o wniesienie kasacji w sprawach karnych w trybie art. 521 k.p.k.,
  • "KSK" - dla wniosków innych podmiotów o wniesienie kasacji w sprawach karnych w trybie art. 521 k.p.k.,
  • "WP" - dla spraw karnych, w których Sąd Najwyższy rozpoznaje wnioski o wznowienie postępowania,
  • "KP" - dla zagadnień prawnych rozpoznawanych w Izbie Karnej Sądu Najwyższego,
  • "CP" - dla zagadnień prawnych rozpoznawanych w Izbie Cywilnej, Izbie Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i SPraw Publicznych Sądu Najwyższego oraz wystąpień do Sądu Najwyższego, a także zbadania zasadności sposobu załatwienia spraw cywilnych przez prokuratora apelacyjnego,
  • "Oz" - dla wniosków o zagraniczną pomoc prawną oraz korespondencji z zakresu obrotu prawnego z zagranicą,
  • "Ko" - dla korespondencji ogólnej w sprawach karnych, cywilnych, ze stosunku pracy i ubezpieczeń społecznych, rodzinnych, opiekuńczych, o czyny karalne rozpoznawane przez sąd rodzinny oraz korespondencji w sprawach profilaktycznych i innych, nierejestrowanej w pozostałych urządzeniach ewidencyjnych,
  • "Ko/kks" - dla spraw karnych skarbowych, które nie podlegając rejestracji w repertorium "Ds",
  • "Ko/kw" - dla spraw o wykroczenia, które nie podlegają rejestracji w repertorium "Ds",
  • "A" - dla osób tymczasowo aresztowanych w toku śledztwa lub dochodzenia,
  • "ENA-P" - dla osób, wobec których skierowano do sądu wniosek na podstawie art. 607a k.p.k. o wydanie europejskiego nakazu aresztowania,
  • "ENA-UE" - dla osób, wobec których europejskie nakazy aresztowania wystawiły i skierowały do Polski właściwe organy innych państw członkowskich Unii Europejskiej,
  • "Drz" - dla dowodów rzeczowych,
  • "Drz/p" - dla przedmiotów stanowiących poręczenie majątkowe oraz dokumentów uprawniających do przekroczenia granicy oraz dla elektronicznych nośników danych,
  • "IP" - dla spraw o udostępnienie informacji publicznej,
  • "IP/O" dla środków odwoławczych od decyzji w przedmiocie udostępnienia informacji publicznej,
  • "SD" - dla spraw Sądu Dyscyplinarnego dla Prokuratorów I instancji,
  • "OSD" - dla spraw Sądu Dyscyplinarnego dla Prokuratorów II instancji.

W odpowiednich komórkach organizacyjnych prokuratury prowadzi się wykazy kontrolne:

  • "Pm" - dla spraw skierowanych do instytucji lub osoby godnej zaufania w celu przeprowadzenia postępowania mediacyjnego,
  • "Wz" - dla spraw, w których postępowanie zawieszono,
  • "Dor" - dla wpływających do prokuratury akt głównych i podręcznych postępowania przygotowawczego, akt sądowych i akt administracyjnych,
  • "E" - dla ekspedycji pism i przesyłek,
  • "Ww" - dla wykazywania opłat i innych wydatków ponoszonych w postępowaniu przygotowawczym,
  • "PK" - dla spraw karnych podlegających rozpoznaniu w postępowaniu kasacyjnym.

Ponadto w prokuraturach prowadzi się:

  • kontrolkę formularzy związanych z obsługą Krajowego Centrum Informacji Kryminalnych,
  • wykaz kart rejestracyjnych i zapytań do Krajowego Centrum Informacji Kryminalnych,
  • kontrolkę wniosków o zastosowanie przez sąd tymczasowego aresztowania,
  • kontrolkę zabezpieczeń majątkowych,
  • kontrolkę dla spraw dotyczących odpowiedzialności podmiotów zbiorowych,
  • kontrolkę wniosków o rozpoznanie sprawy w postępowaniu przyspieszonym,
  • kontrolkę wniosków o zajęcie przez prokuratora stanowiska co do zamiaru pobrania komórek, tkanek, narządów ze zwłok osób, których zgon mógł być następstwem czynu zabronionego,
  • wykaz biegłych, tłumaczy i specjalistów,
  • kontrolkę wydanych poleceń wyjazdu służbowego,
  • kontrolkę wystawionych legitymacji służbowych i legitymacji ubezpieczeniowych.

W powszechnych jednostkach organizacyjnych prokuratury stosuje się system informatyczny służący do prowadzenia urządzeń ewidencyjnych oraz do przetwarzania w formie elektronicznej danych gromadzonych w tych urządzeniach dla potrzeb spraw karnych, a także do prowadzenia akt elektronicznych w tych sprawach, analizy zjawisk przestępczości, praktyki stosowania prawa oraz sprawozdawczości i statystyki.

Informacja w zakresie Archiwum

Funkcjonowanie archiwum regulują przepisy zarządzenia Prokuratora Generalnego z dnia 31 marca 2010r. w sprawie zakresu działania sekretariatów i innych działów administracji w powszechnych jednostkach organizacyjnych prokuratury. W szczególności określają one: organizację archiwów zakładowych, podział zasobu archiwum zakładowego, przyjmowanie i ewidencjonowanie dokumentacji archiwalnej, udostępnianie dokumentacji archiwalnej, brakowanie akt oraz przekazywanie akt do archiwum państwowego, a także okresy przechowywania, warunki niszczenia i przekazywania do archiwum akt spraw (§ 140 – 174).

Dokumentację powstającą w wyniku działalności powszechnych jednostek organizacyjnych prokuratury przechowuje się po jej wykorzystaniu w archiwach zakładowych.

Archiwa zakładowe działają w Prokuraturze Okręgowej w Legnicy oraz poszczególnych prokuraturach rejonowych.

Dokumentacja podlegająca przechowaniu w archiwum zakładowym dzieli się na kategorie, w tym oznaczone symbolem: „A” – materiały archiwalne w rozumieniu art. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673 z późn. zm.), którą po upływie określonego czasu przechowywania w archiwum zakładowym przekazuje się do archiwum państwowego oraz: „B” – dokumentacja niearchiwalna, o czasowym znaczeniu, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu; „BE” – dokumentacja niearchiwalna o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie właściwego archiwum państwowego ze względu na jej charakter, treść i znaczenie (Archiwum państwowe może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji, uznając ją za materiały archiwalne).

Kategoria „A” obejmuje m.in. akta umorzonych śledztw lub dochodzeń w sprawach:

  • o zbrodnie przeciwko pokojowi, ludzkości oraz zbrodnie wojenne, o przestępstwa wymienione w rozdziale XVII, XXIV i XXXI oraz w art. 253, 256-258 i 265 k.k.,

  • o przestępstwa wymienione w art. 46 ust. 1-6, art. 47 ust 1, art. 48 ust. 1-4 dekretu z dnia 12 grudnia 1981 r. o stanie wojennym (Dz. U. z 1981 r. Nr 29, poz. 154 z późn. zm.),

  • o wyjątkowym znaczeniu ze względu na zebrany materiał w śledztwie lub dochodzeniu bądź występujące w sprawie osoby. Do tej kategorii zalicza się również m.in. urządzenia ewidencyjne (repertoria i rejestry) przeznaczone do ewidencjonowania akt spraw.

Zaliczane do kategorii „A” repertoria i rejestry, po zakończeniu w nich wpisów, nie wcześniej niż po upływie 5 lat od daty dokonania ostatniego z nich, przekazuje się do archiwum zakładowego, w którym przechowuje się je przez okres 50 lat, a akta spraw - przez 30 lat. Po tych okresach wymienione urządzenia ewidencyjne i akta przekazywane są do archiwum państwowego.

Okresy przechowywania akt spraw zaliczanych do kategorii „B” określa § 173 zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 7 września 2007 r. Prokurator wykonujący końcowe czynności w sprawie zalicza akta do odpowiedniej kategorii i ustala okresy ich przechowywania w archiwum zakładowym.

Dokumentacja przechowywana w archiwum zakładowym objęta jest prowadzoną na bieżąco ewidencją.

Zarządzenia o przekazaniu akt do archiwum państwowego lub przekazaniu ich na zniszczenie wydają kierownicy jednostek.  Brakowanie akt odbywa się komisyjnie.

Dokumentacja dla celów służbowych i naukowo-badawczych może być udostępniana w zasadzie w pomieszczeniach archiwum zakładowego, a poza to archiwum może być wypożyczona tylko w szczególnie uzasadnionych przypadkach. Materiały archiwalne dla celów innych niż służbowe i naukowo-badawcze udostępnia się - zgodnie z przepisami ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach - po upływie 30 lat od ich wytworzenia, jeżeli nie narusza to prawnie chronionych interesów państwa i obywateli. Warunki wcześniejszego udostępnienia materiałów archiwalnych regulują przepisy rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 13 grudnia 2000 r. w sprawie określenia szczególnych wypadków i trybu wcześniejszego udostępnienia materiałów archiwalnych (Dz. U. z 2001 r. Nr 13, poz. 116 z późn. zm.). Osoby ubiegające się o udostępnienie materiałów archiwalnych winny złożyć we właściwej jednostce prokuratury wniosek z podaniem swego imienia i nazwiska oraz wskazaniem nazwy jednostki organizacyjnej ubiegającej się o udostępnienie dokumentacji archiwalnej, a także typu materiału archiwalnego bądź tematu, którego on dotyczy oraz celu i przewidywanego sposobu wykorzystania tego materiału. Zarządzenie w przedmiocie udostępnienia materiałów archiwalnych wydaje kierownik jednostki, w której przechowywane są wymienione materiały. Zarządzenie o odmowie udostępnienia materiałów archiwalnych wymaga uzasadnienia i pouczenia osoby wskazanej we wniosku o możliwości, trybie i terminie jego zaskarżenia. Środki zaskarżenia na odmowę udostępnienia materiałów archiwalnych wnosi się na zasadach ogólnych, a w wypadku odmowy wcześniejszego udostępnienia materiałów archiwalnych - w trybie § 6 ust. 2 wyżej wskazanego rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego.