Strona główna

Rejestry, ewidencje i archiwa

W powszechnych jednostkach organizacyjnych prokuratury prowadzi się następujące repertoria i rejestry według ustalonych wzorów:

1) repertoria:
- „Ds” – dla postępowań i czynności w sprawach karnych, karnych skarbowych i w sprawach o wykroczenia prowadzonych przez prokuratora, policję i inne organy uprawnione do prowadzenia postępowań,
- „Opz” – dla spraw dotyczących odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary,
- „Pn” – dla postępowań w sprawach nieletnich (o czyny karalne rozpoznawane przez sąd rejonowy – wydział rodzinny i nieletnich) oraz dla środków odwoławczych w tych sprawach,
- „Pc” – dla spraw cywilnych, ze stosunku pracy i ubezpieczeń społecznych, rodzinnych i opiekuńczych, a także spraw gospodarczych i innych spraw wynikających z podejmowanej działalności pozakarnej, prowadzonych w prokuraturach, a w prokuraturach apelacyjnych i okręgowych – także dla spraw tego rodzaju nadzorowanych przez prokuratora nadrzędnego,
- "Pc/PG" - dla spraw cywilnych w Prokuraturze generalnej,
- "Pa" - dla spraw administracyjnych, łącznie ze sprawami rozpatrywanymi przez wojewódzki i Naczelny Sąd Administracyjny, a także dla spraw tego rodzaju nadzorowanych przez prokuratora nadrzędnego,

- "U" - dla spraw, w których wszczęto postępowanie o ułaskawienie,

- "TK" - dla spraw podlegających rozpoznaniu przez Trybunał Konstytucyjny;


2) rejestry:

- "Ns" - dla spraw o odszkodowanie za niesłuszne skazanie, tymczasowe aresztowanie lub zatrzymanie oraz spraw o stwierdzenie nieważności roszczeń,

- "Ds/z/s-pn" - dla środków odwoławczych rozpoznawanych przez sąd oraz prokuratora nadrzędnego,
- „Ds/z” – dla zażaleń rozpoznawanych przez prokuratora sprawującego nadzór nad postępowaniem przygotowawczym prowadzonym przez policję lub inny organ uprawniony do jego prowadzenia,
- „Ds/u” – dla czynności wykonywanych w związku z postanowieniem sądu wydanym na podstawie art. 397 § 1 kpk,
- „Dsn” – dla nadzorowanych przez prokuratora nadrzędnego spraw karnych prowadzonych w prokuraturach podległych,

- "Dsa" - dla spraw niepodlegających wpisowi do rejestrów "Dsn" i "Ko", w których prokurator nadrzędny dokonał analizy materiału aktowego i zajął w nich pisemne stanowisko,

- "Nps" - dla skarg na naruszenie prawa strony do rozpoznania sprawy w postępowaniu przygotowawczym prowadzonym lub nadzorowanym przez prokuratora bez nieuzasadnionej zwłoki,

- "Nps-ps" - dla postępowań sądowych w sprawach skarg na naruszenie prawa strony do rozpoznania sprawy w postępowaniach przygotowawczych bez nieuzasadnionej zwłoki,
- „Ap” – dla środków odwoławczych oraz wniosków o wznowienie postępowania sądowego zakończonego prawomocnym orzeczeniem w sprawach karnych,
- „K” – dla kasacji oraz odpowiedzi na kasację innej strony,

- "KSU" - dla wniosków prezesa sądu lub prokuratora o wniesienie kasacji w sprawach karnych w trybie art. 521 k.p.k.,

- "KSK" - dla wniosków innych podmiotów o wniesienie kasacji w sprawach karnych w trybie art. 521 k.p.k.,

- "WP" - dla spraw karnych, w których Sąd Najwyższy rozpoznaje wnioski o wznowienie postępowania,

- "KP" - dla zagadnień prawnych rozpoznawanych w Izbie Karnej Sądu Najwyższego,

- "CP" - dla zagadnień prawnych rozpatrywanych w Izbie Cywilnej, Izbie Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych Sądu Najwyższego oraz wystąpień do Sądu Najwyższego, a także zbadania zasadności sposobu załatwienia spraw cywilnych przez prokuratora apelacyjnego,
- „Oz” – dla korespondencji z zakresu obrotu prawnego z zagranicą,
- „Ko” – dla korespondencji ogólnej w sprawach karnych, cywilnych, ze stosunku pracy i ubezpieczeń społecznych, rodzinnych opiekuńczych i o czyny karalne rozpoznawane przez sąd rodzinny oraz korespondencji w sprawach profilaktycznych i innych, nierejestrowanej w pozostałych urządzeniach ewidencyjnych,
- „Ko/kks” – dla spraw karnych skarbowych, które nie podlegają rejestracji w repertorium „Ds”,
- „Ko/kw” – dla spraw o wykroczenia, niepodlegających rejestracji w repertorium „Ds”,
- „A” – dla osób tymczasowo aresztowanych w toku śledztwa lub dochodzenia,
- „Drz” – dla dowodów rzeczowych,
- „Drz/p” – dla przedmiotów stanowiących poręczenie majątkowe oraz dokumentów uprawniających do prowadzenia pojazdów mechanicznych, zatrzymanych paszportów lub innych dokumentów uprawniających do przekroczenia granicy,

- "IP" - dla spraw o udostępnienie informacji publicznej,

- "IP/O" - dla środków odwoławczych od decyzji w przedmiocie udostępnienia informacji publicznej,

- "SD" - dla spraw Sądu Dyscyplinarnego dla Prokuratorów I instancji,

- "OSD" - dla spraw Sądu Dyscyplinarnego dla Prokuratorów II instancji,
- „ENA-P” – dla osób, wobec których skierowano do sądu wniosek na podstawie art. 607a kpk o wydanie europejskiego nakazu aresztowania,
- „ENA-UE” – dla osób, wobec których europejskie nakazy aresztowania wystawiły i skierowały do Polski właściwe organy innych państw członkowskich Unii Europejskiej,

3) W odpowiednich komórkach organizacyjnych prokuratury prowadzi się również wykazy kontrolne:
- „Pm” – dla spraw skierowanych do instytucji lub osoby godnej zaufania w celu przeprowadzenia mediacyjnego,
- „Wz” – dla spraw, w których postępowanie zawieszono,
- „Dor” – dla wpływających do prokuratury akt głównych i podręcznych postępowania przygotowawczego, akt sądowych i akt administracyjnych,
- „E” – dla ekspedycji pism i przesyłek,
- „Ww” – dla wykazywania opłat i innych wydatków ponoszonych w postępowaniu przygotowawczym,

- "PK" - dla spraw podlegających rozpoznaniu w postępowaniu kasacyjnym.

4) Ponadto prowadzi się:
- kontrolkę formularzy związanych z obsługą Krajowego Centrum Informacji Kryminalnych,
- wykaz kart rejestracyjnych i zapytań do Krajowego Centrum Informacji Kryminalnych,
- kontrolkę wniosków o zastosowanie przez sąd tymczasowego aresztowania,
- kontrolkę zabezpieczeń majątkowych,
- kontrolkę dla spraw dotyczących odpowiedzialności podmiotów zbiorowych,
- kontrolkę wniosków kierowanych do sądu o rozpoznanie sprawy w postępowaniu przyspieszonym,
- kontrolkę wniosków o zajęcie przez prokuratora stanowiska co do zamiaru pobrania komórek, tkanek, narządów ze zwłok osób, których zgon mógł być następstwem czynu zabronionego,
- wykaz biegłych, tłumaczy i specjalistów,
- kontrolkę wydanych poleceń wyjazdu służbowego,
- kontrolkę wystawionych legitymacji służbowych i legitymacji ubezpieczeniowych.

Zgodnie z § 59 zarządzenia Prokuratora Generalnego z dnia 31 marca 2010 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów oraz innych działów administracji powszechnych jednostek organizacyjnych prokuratury  w Prokuraturze Okręgowej w Opolu prowadzi się następujące repertoria i rejestry: Ds, Opz, Pn, Pc, Pc/PG, Pa, Ns, Ds/z/s-pn, Ds/z, Ds/u, Dsn, Dsa, Nps, Nps-ps, Ap, K, A, Oz, Ko, Drz, Drz/p, ENA-P, ENA-UE, IP, IP/O, natomiast w prokuraturach rejonowych: Ds, Opz, Pn, Pc, Pa, Ds/z/s-pn, Ds/z, Ds/u, Nps, A, Ko, Ko/kks, Ko/kw, Drz, Drz/p, IP.
Repertoria i rejestry zakłada się dla każdego roku kalendarzowego, zachowując w ciągu roku kolejność wpisów.

W każdej prokuraturze okręgu opolskiego działa archiwum zakładowe, w którym przechowuje się dokumentację powstającą w wyniku działalności prokuratur, po jej wykorzystaniu.
Stosowne przepisy dotyczące organizacji archiwów zakładowych, podziału ich zasobu, przyjmowania i ewidencjonowania dokumentacji archiwalnej, jak również brakowania akt oraz przekazywania ich do archiwum państwowego regulują przepisy części IV wymienionego wyżej zarządzenia Prokuratora Generalnego z dnia 31 marca 2010 r.

Należy natomiast przytoczyć in extenso przepisy tego zarządzenia regulujące kwestię udostępniania dokumentacji archiwalnej:

§ 153. 1. Dokumentacja dla celów służbowych i naukowo-badawczych może być udostępniana w zasadzie w pomieszczeniach archiwum zakładowego, a poza to archiwum może być wypożyczona tylko w szczególnie uzasadnionych wypadkach.
2. Materiały archiwalne dla celów innych niż służbowe i naukowo-badawcze udostępnia się – zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2002 r., Nr 171, poz. 1396 z późn. zm.) – po upływie 30 lat od ich wytworzenia, jeżeli nie narusza to prawnie chronionych interesów państwa i obywateli.
3. Warunki wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych (przed upływem 30 lat od ich wytworzenia) regulują przepisy rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 lipca 2008 r. w sprawie określenia szczególnych wypadków i trybu wcześniejszego udostępnienia materiałów archiwalnych (Dz.U. z 2008 r. , Nr 156, poz. 970).
4. Osoby ubiegające się o udostępnienie materiałów archiwalnych w wypadkach wskazanych w ust. 1.2.3 winny złożyć we właściwej jednostce prokuratury wniosek z podaniem swego imienia i nazwiska oraz wskazaniem nazwy jednostki organizacyjnej ubiegającej się o udostępnienie dokumentacji archiwalnej, a także typu materiału archiwalnego bądź tematu, którego on dotyczy, oraz celu i przewidywanego sposobu wykorzystania tego materiału.
5. Zarządzenie w przedmiocie udostępnienia materiałów archiwalnych w wypadkach wskazanych w ust. 1,2 i 3 wydaje kierownik jednostki, w której przechowywane są wymienione materiały. Zarządzenie powinno określać rodzaj i zakres materiałów archiwalnych, które mają być udostępnione oraz sposób ich udostępnienia osobie wskazanej w ust. 4.
6. Zarządzenie o odmowie udostępnienia materiałów archiwalnych wymaga uzasadnienia i pouczenia osoby wskazanej we wniosku o możliwości, trybie i terminie jego zaskarżenia. Środki zaskarżenia na odmowę udostępnienia materiałów archiwalnych w zakresie wskazanym w ust. 1 i 2 wnosi się na zasadach ogólnych, a w wypadku odmowy wcześniejszego udostępnienia materiałów archiwalnych – w trybie wskazanym w § 6 ust. 2 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego wymienionego w ust. 3.
7. Udostępnienie materiałów archiwalnych odnotowuje się na kartach udostępnienia, sporządzanych przez prowadzącego archiwum zakładowe i przechowywanych zgodnie z wymogami § 149 ust. 3.


Kwestia przeglądania akt, sporządzenia ich odpisów, wydawania kserokopii dokumentów z akt uregulowana jest w rozdziale XVII kpk, w szczególności podkreślić należy, że w toku postępowania przygotowawczego akta mogą być w wyjątkowych wypadkach udostępniane innym osobom jedynie za zgodą prokuratora.