środa, 31 marca 2010

Rejestry, ewidencje i archiwa

W Prokuraturze Generalnej prowadzi się następujące repertoria i rejestry:

  1)  repertoria:

–   „Pc/PG” – dla spraw cywilnych,

–   „Pa” – dla spraw administracyjnych, łącznie ze sprawami rozpatrywanymi przez wojewódzki i Naczelny Sąd Administracyjny, a także dla spraw tego rodzaju nadzorowanych przez prokuratora nadrzędnego,

–   „U” – dla spraw, w których wszczęto postępowanie o ułaskawienie,

–   „TK” – dla spraw podlegających rozpoznaniu przez Trybunał Konstytucyjny;

  2)  rejestry:

–   „Dsn” – dla nadzorowanych przez prokuratora nadrzędnego spraw karnych prowadzonych w podległych jednostkach prokuratury,

–   „Dsa” – dla spraw niepodlegających wpisowi do rejestrów „Dsn” i „Ko”,
w których prokurator nadrzędny dokonał analizy materiału aktowego i zajął w nich pisemne stanowisko,

–   „Nps-ps” – dla postępowań sądowych w sprawach skarg na naruszenie prawa strony do rozpoznania sprawy w postępowaniu przygotowawczym bez nieuzasadnionej zwłoki,

–   „KSU” dla wniosków prezesa sądu lub prokuratora o wniesienie kasacji
w sprawach karnych w trybie art. 521 k.p.k.,

–   „KSK” – dla wniosków innych podmiotów o wniesienie kasacji w sprawach karnych w trybie art. 521 k.p.k.,

–   „WP” – dla spraw karnych, w których Sąd Najwyższy rozpoznaje wnioski
o wznowienie postępowania,

–   „KP” – dla zagadnień prawnych rozpoznawanych w Izbie Karnej Sądu
Najwyższego,

–   „CP” – dla zagadnień prawnych rozpoznawanych w Izbie Cywilnej, Izbie Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych Sądu Najwyższego oraz wystąpień do Sądu Najwyższego, a także zbadania zasadności sposobu załatwienia spraw cywilnych przez prokuratora apelacyjnego,

–   „Oz” – dla wniosków o zagraniczną pomoc prawną oraz korespondencji
z zakresu obrotu prawnego z zagranicą,

–   „Ko” – dla korespondencji ogólnej w sprawach karnych, cywilnych, ze
stosunku pracy i ubezpieczeń społecznych, rodzinnych, opiekuńczych,
o czyny karalne rozpoznawane przez sąd rodzinny, oraz korespondencji
w sprawach profilaktycznych i innych, nierejestrowanej w pozostałych
urządzeniach ewidencyjnych,

–   „IP” – dla spraw o udostępnienie informacji publicznej,

–   „IP/O” – dla środków odwoławczych od decyzji w przedmiocie udostępniania informacji publicznej,

–   „SD” – dla spraw Sądu Dyscyplinarnego dla Prokuratorów I instancji,

–   „OSD” – dla spraw Sądu Dyscyplinarnego dla Prokuratorów II instancji.

Dokumentację powstającą w wyniku działalności Prokuratury Generalnej przechowuje się po jej wykorzystaniu w archiwach zakładowych.

Do zakresu działania archiwum zakładowego należy w szczególności:

  1)  przyjmowanie dokumentacji z poszczególnych komórek organizacyjnych prokuratury (jednostki organizacyjnej);

  2)  przechowywanie i zabezpieczenie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji, a w razie konieczności konserwacja zniszczonej dokumentacji w porozumieniu z właściwym archiwum państwowym;

  3)  udostępnianie przechowywanej dokumentacji osobom upoważnionym;

  4)  przygotowywanie i przekazywanie dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne zaliczane do kategorii „A” do właściwego archiwum państwowego;

  5)  inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej zaliczanej do kategorii „B”
i udział w jej komisyjnym brakowaniu oraz przekazywanie wybrakowanych materiałów (w stanie uniemożliwiającym ich odtworzenie) na makulaturę, po sporządzeniu protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej oraz spisu tej dokumentacji, przeznaczonej na makulaturę i po uprzednim uzyskaniu jednorazowej zgody na brakowanie archiwum państwowego;

  6)  utrzymywanie stałych kontaktów z właściwym archiwum państwowym.

Dokumentacja podlegająca przechowaniu w archiwum zakładowym dzieli się na kategorie oznaczone symbolami:

  1)  „A” – dokumentację stanowiącą materiały archiwalne w rozumieniu art. 1 ustawy
z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, którą po upływie określonego czasu przechowywania w archiwum zakładowym przekazuje się do archiwum państwowego;

  2)  „B” – dokumentację niearchiwalną, o czasowym znaczeniu, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu;

  3)  „BE” – dokumentację niearchiwalną o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie właściwego archiwum państwowego ze względu na jej charakter, treść i znaczenie.
Archiwum państwowe może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji, uznając ją za materiały archiwalne.

Materiały archiwalne zaliczane do kategorii „A”, określone w rzeczowych wykazach akt, przechowywane są w archiwum zakładowym przez 25 lat.
Po upływie okresów przechowywania, materiały
archiwalne przekazuje się do archiwum państwowego.

Okresy przechowywania dokumentacji kategorii „B” zostały określone w § 173 zarządzenia nr 5/10 Prokuratora Generalnego z dnia 31 marca 2010 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów oraz innych działów administracji w powszechnych jednostkach organizacyjnych prokuratury. Po upływie tych okresów akta podlegają brakowaniu.

Dokumentacja przechowywana w archiwum zakładowym objęta jest prowadzoną na bieżąco ewidencją.

Ewidencję zasobu archiwum zakładowego stanowią:

  1)  spisy zdawczo-odbiorcze materiałów przekazanych do archiwum zakładowego;

  2)  wykazy spisów zdawczo-odbiorczych;

  3)  kartoteka udostępnienia akt;

  4)  spisy zdawczo-odbiorcze materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego;

  5)  spisy akt wybrakowanych i przekazanych do zniszczenia wraz z protokołami brakowania akt kategorii „B” i wydanymi przez państwowe archiwum zezwoleniami na zniszczenie akt.

Spisy zdawczo-odbiorcze dokumentacji przyjętej na przechowanie prowadzi się w oddzielnych teczkach dla kategorii „A” i kategorii „B” w dwóch zbiorach:

  1)  zbiór I – stanowią pierwsze egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych, ułożone według kolejności numerów porządkowych w poszczególnych latach kalendarzowych, pod którymi zostały zarejestrowane w wykazie spisów;

  2)  zbiór II – stanowią egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych, przechowywane
w teczkach prowadzonych oddzielnie dla poszczególnych komórek
organizacyjnych.

Pokaż rejestr zmian
Autor informacji: prokurator Małgorzata Kluz
Informację udostępnił: Grzegorz Mikusek
Data wytworzenia informacji: 2010-03-31
Data udostępnienia informacji: 2010-04-20
Liczba odsłon: 3 410