Archiwum

W Prokuraturze Okręgowej w Bielsku – Białej prowadzone jest archiwum zakładowe, do którego przyjmowana jest po wykorzystaniu dokumentacja powstająca w wyniku działalności jednostki. Organizację archiwum zakładowego, podział zasobu archiwalnego, przyjmowanie i ewidencjonowanie dokumentacji archiwalnej, udostępnianie dokumentacji archiwalnej, brakowanie akt oraz przekazywanie dokumentacji archiwalnej do Archiwum Państwowego regulują przepisy Zarządzenia Nr 50/16 Prokuratora Generalnego z dnia 11 lipca 2016 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej oraz instrukcji działania archiwów zakładowych w powszechnych jednostkach organizacyjnych prokuratury:

  • przyjmowanie dokumentacji z poszczególnych komórek organizacyjnych prokuratury (jednostki organizacyjnej),
  • przechowywanie i zabezpieczenie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji, udostępnianie przechowywanej dokumentacji osobom upoważnionym,
  • przygotowywanie i przekazywanie dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne zaliczane do kategorii „A” do właściwego archiwum państwowego.

Dokumentacja przekazywana do archiwum zakładowego jest kwalifikowana do odpowiedniej kategorii oraz ma wskazany okres przechowywania, po upływie którego, zgodnie z przyjętą kwalifikacją, podlega przekazaniu do archiwum państwowego lub jest brakowana.

Dokumentacja podlegająca przechowaniu w archiwum zakładowym może być zakwalifikowana do jednej z następujących kategorii:

  • – A – dokumentację stanowiącą materiały archiwalne w rozumieniu art. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 1984 r. Nr 38, poz. 173 z późn. zm.), którą po upływie określonego czasu przechowywania w archiwum zakładowym przekazuje się do archiwum państwowego,
  • – B – dokumentację niearchiwalną, o czasowym znaczeniu, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu,
  • – BE – dokumentację niearchiwalną o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie właściwego archiwum państwowego ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Archiwum państwowe może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji, uznając ją za materiały archiwalne.

Zasady udostępniania dokumentacji archiwalnej

 

Dokumentacja dla celów służbowych i naukowo-badawczych może być udostępniana w zasadzie w pomieszczeniach archiwum zakładowego, a poza to archiwum może być wypożyczona tylko w szczególnie uzasadnionych przypadkach.

Materiały archiwalne dla celów innych niż służbowe i naukowo-badawcze udostępnia się – zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2002 r. Nr 171, poz. 1396) – po upływie 30 lat od ich wytworzenia, jeżeli nie narusza to prawnie chronionych interesów państwa i obywateli.

Warunki wcześniejszego udostępnienia materiałów archiwalnych (przed upływem   30 lat od ich wytworzenia) regulują przepisy rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 13 grudnia 2000 r. w sprawie określenia szczególnych wypadków i trybu wcześniejszego udostępnienia materiałów archiwalnych (Dz. U. z 2001 r. Nr 13, poz. 116).

Osoby ubiegające się o udostępnienie materiałów archiwalnych winny złożyć we właściwej jednostce prokuratury wniosek z podaniem swego imienia i nazwiska oraz wskazaniem nazwy jednostki organizacyjnej ubiegającej się o udostępnienie dokumentacji archiwalnej, a także typu materiału archiwalnego bądź tematu, którego on dotyczy oraz celu    i przewidywanego sposobu wykorzystania tego materiału.

Zarządzenie w przedmiocie udostępnienia materiałów archiwalnych wydaje kierownik jednostki, w której przechowywane są wymienione materiały. Zarządzenie powinno określać rodzaj i zakres materiałów archiwalnych, które mają być udostępnione, oraz sposób ich udostępnienia osobie wskazanej ubiegającej się o udostępnienie materiałów archiwalnych.

Zarządzenie o odmowie udostępnienia materiałów archiwalnych wymaga uzasadnienia i pouczenia osoby wskazanej we wniosku o możliwości, trybie i terminie jego zaskarżenia.

Udostępnienie materiałów archiwalnych odnotowuje się w kartach udostępnienia, sporządzanych przez prowadzącego archiwum zakładowe i przechowywanych w oparciu o obowiązujące przepisy.

W Prokuraturze Okręgowej w Bielsku – Białej prowadzone są – według ściśle ustalonych wzorów i zakładane dla każdego roku kalendarzowego z zachowaniem kolejności wpisów w ciągu roku – następujące urządzenia ewidencyjne:

Repertoria z działalności:

  • Ds – dla postępowań i czynności w sprawach karnych, karnych skarbowych i w sprawach o wykroczenia prowadzonych przez prokuratora, Policję i inne organy uprawnione do prowadzenia postępowań,
  • Pa – dla inicjowania postępowań administracyjnych, sądowo-administracyjnych i postępowań przed sądem administracyjnym, udziału w tego rodzaju postępowaniach i zaskarżania zapadłych w nich orzeczeń, a także nadzorowania czynności związanych z tego rodzaju postępowaniami administracyjnymi przez podległe jednostki.
  • Pc – dla inicjowania postępowań cywilnych, ze stosunku pracy i ubezpieczeń społecznych, rodzinnych i opiekuńczych oraz spraw o przyznanie lub zwrot kompensaty pieniężnej, roszczeń regresowych i innych spraw wynikających z podejmowanej działalności pozakarnej, udziału w tego rodzaju postępowaniach i zaskarżania zapadłych w nich orzeczeń, a także nadzorowania czynności związanych z tego rodzaju postępowaniami przez podległe jednostki.

Rejestry samodzielne z zakresu działalności:

  • Karnej:
    • Ak – dla wykonywanych analiz kryminalnych
    • Di – dla czynności, które nie podlegają rejestracji w repertorium Ds podejmowanych przez prokuratora w sprawach karnych, karnych skarbowych i w sprawach o wykroczenia prowadzonych przez inne organy.
    • Dsn – dla realizacji zadań wynikających ze sprawowania nadzoru służbowego przez prokuratora nadrzędnego w postępowaniu przygotowawczym i sądowym
    • ENA.P.r – dla osób, wobec których skierowano wniosek o wydanie europejskiego nakazu aresztowania w sprawach prokuratur rejonowych
    • ENA.UE – dla osób, wobec których państwa członkowskie Unii Europejskiej wystąpiły o wykonanie europejskiego nakazu aresztowania.
    • ENO.UE – dla wystąpień państw członkowskich Unii Europejskiej o wykonanie europejskiego nakazu ochrony.
    • ENO.P.r – dla wystąpień do państw członkowskich Unii Europejskiej o wykonanie europejskiego nakazu ochrony w sprawach prokuratur rejonowych.
    • Ko – dla korespondencji ogólnej w sprawach karnych (k), w których prokurator nie podejmuje decyzji procesowych.
    • Kw – dla kasacji i wniosków w wznowienie postępowania sądowego zakończonego prawomocnych orzeczeniem w sprawach karnych, odpowiedzi na kasację i wnioski strony przeciwnej, wnioski o wznowienie lub skarg na wyroki sądów odwoławczych oraz udziału prokuratora w tych postępowaniach.
    • Ns – dla spraw o odszkodowanie za niesłuszne skazanie, tymczasowe aresztowanie lub zatrzymanie oraz stosowanie innych środków przymusu, środków zapobiegawczych, zabezpieczenia majątkowego oraz spraw o stwierdzenie nieważności orzeczeń o odszkodowanie lub zadośćuczynienie.
    • Ntk – dla wystąpień o zajęcie przez prokuratora stanowiska w przedmiocie pobrania komórek, tkanek, narządów ze zwłok, których zgon mógł być następstwem przestępstwa.
    • Opk – dla wniosków podległych jednostek o wzięcie udziału w postępowaniu odwoławczym przez prokuratora jednostki wyższego stopnia w sprawach karnych i udziału prokuratora w tych sprawach oraz dla środków odwoławczych prokuratora w postępowaniu wykonawczym, apelacji prokuratora od wyroku łącznego.
    • Oz.o – dla wniosków z zakresu obrotu prawnego z zagranicą wpływających z państw obcych.
    • Oz.r – dla wniosków z zakresu obrotu prawnego z zagranicą kierowanych do państw obcych w sprawach prokuratur rejonowych.
    • Pn – dla postępowań w sprawach nieletnich rozpoznawanych przez sąd rodzinny oraz dla środków odwoławczych w tych sprawach.
    • Pp – dla wniosków o udzielenie pomocy prawnej dla innych jednostek z zakresu spraw karnych (k).
    • Osn – dla ocen i stanowisk w przedmiocie dopuszczalności i celowości wniesienia skargi nadzwyczajnej.
  • Administracyjnej:
    • Ip – dla spraw o udostępnienie informacji publicznej, a także środków odwoławczych od decyzji w przedmiocie udostępniania informacji publicznej oraz udziału przed sądami administracyjnymi
    • Ko – dla korespondencji ogólnej w sprawach administracyjnych (a), w których prokurator nie podejmuje decyzji procesowych.
    • Pp – dla wniosków o udzielenie pomocy prawnej dla innych jednostek z zakresu spraw administracyjnych (a).
  • Cywilnej:
    • Ko – dla korespondencji ogólnej w sprawach cywilnych (c), w których prokurator nie podejmuje decyzji procesowych.
    • Pp – dla wniosków o udzielenie pomocy prawnej dla innych jednostek z zakresu spraw cywilnych (c).
    • Osn – dla ocen i stanowisk w przedmiocie dopuszczalności i celowości wniesienia skargi nadzwyczajnej.
  • Strzeżenia praworządności:
    • Cor – dla pism uprawnionych organów skierowanych do właściwego prokuratora w sprawach czynności operacyjno-rozpoznawczych.
    • Zt – dla zatrzymań dokonywanych przez Policję i inne uprawnione organy, z wyłączeniem zatrzymań osób podejrzanych w postępowaniach zarejestrowanych w repertorium Ds.
  • Kontroli:
    • Wl – dla przeprowadzanych własnych wizytacji i lustracji oraz oceny wizytacji i lustracji przeprowadzanych przez podległe jednostki.
  • DE

Rejestry uzupełniające do Ds:

  • Archiwum – dla archiwizowania akt prowadzonych postępowań w danej jednostce.
  • Drz – dla dowodów rzeczowych.
  • Ds.u – dla czynności wykonywanych w związku z postanowieniem sądu wydanym na podstawie art. 396a par. 1 k.p.k.
  • Nps – dla skarg na naruszenie prawa strony do rozpoznania sprawy w postępowaniu przygotowawczym prowadzonym lub nadzorowanym przez prokuratora bez nieuzasadnionej zwłoki.
  • Opz – dla postępowań dotyczących odpowiedzialności podmiotów zbiorowych.
  • Ps – dla orzeczeń sądów I i II instancji.
  • Psz – dla przedmiotów środka zapobiegawczego.
  • Ta – dla osób tymczasowo aresztowanych.
  • Rz – dla środków odwoławczych na decyzję w postępowaniu przygotowawczym za wyjątkiem zażaleń na postanowienia sądu w przedmiocie tymczasowego aresztowania.
  • Zm – dla zabezpieczeń majątkowych.
  • Zpj – dla dokumentów uprawniających do prowadzenia pojazdów mechanicznych, zatrzymanych w związku z popełnieniem przestępstwa.

Wykaz kontrolny samodzielny:

  • W – dla wokand spraw karnych podlegających rozpoznaniu w postępowaniu przed sądem.

Wykazy kontrolne uzupełniające do Ds.:

  • ENA.P.w – dla osób, wobec których skierowano wniosek o wydanie europejskiego nakazu aresztowania w sprawach własnych.
  • ENO.P.w – dla wystąpień do państw członkowskich Unii Europejskiej o wykonanie europejskiego nakazu ochrony w sprawach własnych.
  • Pm – dla spraw skierowanych do postępowania mediacyjnego.
  • Oz.w – dla wniosków z zakresu obrotu prawnego z zagranicą kierowanych do państw obcych w sprawach własnych.
  • Wu – dla wniosków o udział prokuratora jednostki wyższeog stopnia w postępowaniu odwoławczym.

Inne:

    • Wz – dla podejrzanych, w stosunku do których postępowanie zawieszono,
    • Dor – dla wpływających akt głównych postępowania przygotowawczego, akt sądowych
      i akt administracyjnych,
    • E – dla ekspedycji pism i przesyłek,
    • Ww – dla wykazywania opłat i innych wydatków ponoszonych w postępowaniu przygotowawczym,

Ponadto prowadzi się:
kontrolkę zabezpieczeń majątkowych,

– kontrolkę wniosków o zastosowanie tymczasowego aresztowania,

– wykaz biegłych, tłumaczy i specjalistów,

– kontrolkę wydanych poleceń wyjazdu służbowego,

– kontrolkę wystawionych legitymacji służbowych i legitymacji ubezpieczeniowych,

– kontrolkę formularzy związanych z obsługą Krajowego Centrum Informacji Kryminalnych,

– wykaz kart rejestracyjnych i zapytań do Krajowego Centrum Informacji Kryminalnych

– kontrolkę dla spraw dotyczących odpowiedzialności podmiotów zbiorowych,
– kontrolkę wniosków o rozpoznanie sprawy w postępowaniu przyspieszonym,
– kontrolkę wniosków o zajęcie przez prokuratora stanowiska co do zamiaru pobrania komórek, tkanek, narządów ze zwłok osób, których zgon mógł być następstwem czynu zabronionego.

W celu usprawnienia kierowania jednostką wprowadza się stałe lub okresowe prowadzenie innych wykazów i kontrolek. Dla ułatwienia opracowania sprawozdań statystycznych sekretariaty prowadzą pomocnicze wykazy statystyczne.

W Prokuraturze Okręgowej w Bielsku – Białej prowadzona jest biblioteka.

Księgozbiór składa się przede wszystkim z książek i czasopism z dziedziny prawa i dziedzin pokrewnych, jak również z roczników Dziennika Ustaw, Monitora Polskiego oraz dzienników urzędowych organów administracyjnych. Księgozbiór ujęty jest w księdze inwentarzowej biblioteki. Prowadzi się też rejestr dot. korespondencji związanej z gromadzeniem zasobu bibliotecznego.

  • Książki i czasopisma wypożycza się wyłącznie na podstawie rewersu,
  • Osoby spoza prokuratury mogą korzystać z księgozbioru w pomieszczeniach prokuratury. Zgodę na korzystanie poza obrębem prokuratury może udzielić wyjątkowo kierownik jednostki.
Pokaż rejestr zmian
Autor informacji: Tomasz Domagalski
Informację udostępnił: Tomasz Domagalski
Data wytworzenia informacji: 2009-11-10
Data udostępnienia informacji: 2010-07-23
Liczba odsłon: 3 468