Archiwum

              W Prokuraturze Okręgowej w Bielsku – Białej prowadzone jest archiwum zakładowe,  do którego przyjmowana jest po wykorzystaniu dokumentacja powstająca w wyniku działalności jednostki. Organizację archiwum zakładowego, podział zasobu archiwalnego, przyjmowanie i ewidencjonowanie dokumentacji archiwalnej, udostępnianie dokumentacji archiwalnej, brakowanie akt oraz przekazywanie dokumentacji archiwalnej do Archiwum Państwowego regulują przepisy Części IV Zarządzenia Nr 69 Ministra Sprawiedliwości z dnia 11 października 2005 roku w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów i innych działów administracji powszechnych jednostek organizacyjnych prokuratury (Dz.Urz.M.S. Nr 5, poz.25). Do zakresu działania archiwum zakładowego należy w szczególności:                              

  • przyjmowanie dokumentacji z poszczególnych komórek organizacyjnych prokuratury (jednostki organizacyjnej),
  • przechowywanie i zabezpieczenie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji, udostępnianie przechowywanej dokumentacji osobom upoważnionym,
  • przygotowywanie i przekazywanie dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne zaliczane do kategorii „A” do właściwego archiwum państwowego.

              Dokumentacja przekazywana do archiwum zakładowego jest kwalifikowana do odpowiedniej kategorii oraz ma wskazany okres przechowywania, po upływie którego, zgodnie z przyjętą kwalifikacją, podlega przekazaniu do archiwum państwowego lub jest brakowana.

Dokumentacja podlegająca przechowaniu w archiwum zakładowym może być zakwalifikowana do jednej z następujących kategorii:

  • – A – dokumentację stanowiącą materiały archiwalne w rozumieniu art. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 1984 r. Nr 38, poz. 173 z późn. zm.), którą po upływie określonego czasu przechowywania w archiwum zakładowym przekazuje się do archiwum państwowego,
  • – B – dokumentację niearchiwalną, o czasowym znaczeniu, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu,
  • – BE – dokumentację niearchiwalną o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie właściwego archiwum państwowego ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Archiwum państwowe może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji, uznając ją za materiały archiwalne.

 

Zasady udostępniania dokumentacji archiwalnej

              Dokumentacja dla celów służbowych i naukowo-badawczych może być udostępniana w zasadzie w pomieszczeniach archiwum zakładowego, a poza to archiwum może być wypożyczona tylko w szczególnie uzasadnionych przypadkach.

Materiały archiwalne dla celów innych niż służbowe i naukowo-badawcze udostępnia się – zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2002 r. Nr 171, poz. 1396) – po upływie 30 lat od ich wytworzenia, jeżeli nie narusza to prawnie chronionych interesów państwa i obywateli.

Warunki wcześniejszego udostępnienia materiałów archiwalnych (przed upływem   30 lat od ich wytworzenia) regulują przepisy rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 13 grudnia 2000 r. w sprawie określenia szczególnych wypadków i trybu wcześniejszego udostępnienia materiałów archiwalnych (Dz. U. z 2001 r. Nr 13, poz. 116).

Osoby ubiegające się o udostępnienie materiałów archiwalnych winny złożyć we właściwej jednostce prokuratury wniosek z podaniem swego imienia i nazwiska oraz wskazaniem nazwy jednostki organizacyjnej ubiegającej się o udostępnienie dokumentacji archiwalnej, a także typu materiału archiwalnego bądź tematu, którego on dotyczy oraz celu    i przewidywanego sposobu wykorzystania tego materiału.

 

Zarządzenie w przedmiocie udostępnienia materiałów archiwalnych wydaje kierownik jednostki, w której przechowywane są wymienione materiały. Zarządzenie powinno określać rodzaj i zakres materiałów archiwalnych, które mają być udostępnione, oraz sposób ich udostępnienia osobie wskazanej ubiegającej się o udostępnienie materiałów archiwalnych.

 

Zarządzenie o odmowie udostępnienia materiałów archiwalnych wymaga uzasadnienia i pouczenia osoby wskazanej we wniosku o możliwości, trybie i terminie jego zaskarżenia.

 

Udostępnienie materiałów archiwalnych odnotowuje się w kartach udostępnienia, sporządzanych przez prowadzącego archiwum zakładowe i przechowywanych w oparciu o obowiązujące przepisy.


Ewidencje i Rejestry
 

Rejestry i ewidencje
W Prokuraturze Okręgowej w Bielsku – Białej prowadzone są – według ściśle ustalonych wzorów i zakładane dla każdego roku kalendarzowego z zachowaniem kolejności wpisów w ciągu roku – następujące urządzenia ewidencyjne:

Repertoria

  • Ds – dla postępowań i czynności w sprawach karnych, karnych skarbowych i w sprawach o wykroczenia prowadzonych przez prokuratora, Policję i inne organy uprawnione do prowadzenia postępowań,
  • Pn  – dla postępowań w sprawach nieletnich (o czyny karalne rozpoznawane przez sąd  rejonowy – wydział rodzinny i nieletnich),
  • Pc  – dla spraw cywilnych, ze stosunku pracy i ubezpieczeń społecznych, rodzinnych i opiekuńczych, a także spraw gospodarczych i innych spraw wynikających  z podejmowanej działalności pozakarnej, prowadzonych w prokuraturach,
  • Pa – dla spraw administracyjnych, łącznie ze sprawami rozpatrywanymi przez Naczelny Sąd Administracyjny, prowadzonych w prokuraturach,
  • Opz – dla spraw dotyczących odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary,

Rejestry

  • Ds/z – dla zażaleń rozpoznawanych przez prokuratora sprawującego nadzór nad postępowaniem przygotowawczym prowadzonym przez Policję lub inny organ uprawniony do jego prowadzenia,
  • Ds./z/spn dla środków odwoławczych rozpoznawanych przez sąd oraz prokuratora nadrzędnego,
  • Ds/u – dla czynności wykonywanych w związku z postanowieniem sądu wydanym na podstawie art. 397 § 1 k.p.k.,
  • Dsn  – dla nadzorowanych przez prokuratora nadrzędnego spraw karnych prowadzonych
    w prokuraturach podległych,
  • Dsa dla spraw nie podlegających wpisowi do rejestrów „Dsn” i „Ko”, w których prokurator nadrzędny dokonał analizy materiału aktowego i zajął w nich stanowisko,
  • Ap – dla środków odwoławczych oraz wniosków o wznowienie postępowania sądowego zakończonego prawomocnym orzeczeniem w sprawach karnych,
  • K – dla kasacji oraz odpowiedzi na kasację innej strony,
  • Oz – dla korespondencji z zakresu obrotu prawnego z zagranicą,
  • Ko – dla korespondencji ogólnej w sprawach karnych, cywilnych, ze stosunku pracy
    i ubezpieczeń społecznych, rodzinnych, opiekuńczych i o czyny karalne rozpoznawane przez sąd rodzinny oraz korespondencji w sprawach profilaktycznych   i innych, nierejestrowanej w pozostałych urządzeniach ewidencyjnych,
  • A – dla osób tymczasowo aresztowanych w toku śledztwa lub dochodzenia,
  • Drz – dla dowodów rzeczowych,
  • Drz/p – dla przedmiotów stanowiących poręczenie majątkowe oraz dokumentów uprawniających do prowadzenia pojazdów mechanicznych, zatrzymanych paszportów lub innych dokumentów uprawniających do przekroczenia granicy,
  • ENA-P – dla osób, wobec których skierowano do sądu wniosek na podstawie art. 607a kpk o wydanie europejskiego nakazu aresztowania,
  • ENA-UE – dla osób, wobec których europejskie nakazy aresztowania wystawiły i skierowały do Polski właściwe organy innych państw członkowskich Unii Europejskiej,
  • Ns dla spraw o odszkodowanie za niesłuszne skazanie, tymczasowo aresztowanie lub zatrzymanie oraz spraw o stwierdzenie nieważności orzeczeń i spraw o przyznanie lub zwrot kompensaty pieniężnej,
  • IP – dla spraw o udostępnienie informacji publicznej, 
  • IP/O – dla środków odwoławczych od decyzji w przedmiocie udostępnienia informacji publicznej, 
  • Nps – dla skarg na naruszenie prawa strony do rozpoznania sprawy w postępowaniu przygotowawczym prowadzonym lub nadzorowanym przez prokuratora bez nieuzasadnionej zwłoki, 
  • Nps-ps – dla postępowań sądowych w sprawie skarg na naruszenie prawa strony do rozpoznania sprawy w postępowaniu przygotowawczym bez nieuzasadnionej zwłoki,  

Wykazy kontrolne

  • Pm – dla spraw skierowanych do postępowania mediacyjnego
  • Wz – dla podejrzanych, w stosunku do których postępowanie zawieszono,
  • Dor – dla wpływających akt głównych postępowania przygotowawczego, akt sądowych
    i akt administracyjnych,
  • E – dla ekspedycji pism i przesyłek,
  • Ww – dla wykazywania opłat i innych wydatków ponoszonych w postępowaniu przygotowawczym,
             

PONADTO PROWADZI SIĘ:

  • kontrolkę zabezpieczeń majątkowych,
  • kontrolkę wniosków o zastosowanie tymczasowego aresztowania,
  • wykaz biegłych, tłumaczy i specjalistów,
  • kontrolkę wydanych poleceń wyjazdu służbowego,
  • kontrolkę wystawionych legitymacji służbowych i legitymacji ubezpieczeniowych,
  • kontrolkę formularzy związanych z obsługą Krajowego Centrum Informacji Kryminalnych,
  • wykaz kart rejestracyjnych i zapytań do Krajowego Centrum Informacji Kryminalnych,
  • kontrolkę dla spraw dotyczących odpowiedzialności podmiotów zbiorowych,
  • kontrolkę wniosków o zajęcie przez prokuratora stanowiska co do zamiaru pobrania komórek, tkanek, narządów ze zwłok osób, których zgon mógł być następstwem czynu zabronionego.

              W celu usprawnienia kierowania jednostką wprowadza się stałe lub okresowe prowadzenie innych wykazów i kontrolek. Dla ułatwienia opracowania sprawozdań statystycznych sekretariaty prowadzą pomocnicze wykazy statystyczne.

 

BIBLIOTEKA

              W Prokuraturze Okręgowej w Bielsku – Białej prowadzona jest biblioteka.

              Księgozbiór składa się przede wszystkim z książek i czasopism z dziedziny prawa i dziedzin pokrewnych, jak również z roczników Dziennika Ustaw, Monitora Polskiego oraz dzienników urzędowych organów administracyjnych. Księgozbiór ujęty jest w księdze inwentarzowej biblioteki. Prowadzi się też rejestr dot. korespondencji związanej z gromadzeniem zasobu bibliotecznego.

  • Książki i czasopisma wypożycza się wyłącznie na podstawie rewersu,
  • Osoby spoza prokuratury mogą korzystać z księgozbioru w pomieszczeniach prokuratury. Zgodę na korzystanie poza obrębem prokuratury może udzielić wyjątkowo kierownik jednostki.

 

Pokaż rejestr zmian
Autor informacji: Tomasz Domagalski
Informację udostępnił: Tomasz Domagalski
Data wytworzenia informacji: 2009-11-10
Data udostępnienia informacji: 2010-07-23
Liczba odsłon: 2 266