Zgodnie z Zarządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 3 marca 2016 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów oraz innych działów administracji w powszechnych jednostkach organizacyjnych prokuratury (Dz.Urz.MS.2016.83, zm. Dz.Urz. MS.2016.98)

W prokuraturach okręgowych prowadzi się urządzenia ewidencyjne:

  1. repertoria z działalności:
  • karnej: „Ds.”,
  • administracyjnej: „Pa”,
  • cywilnej: „Pc”;
  1. rejestry samodzielne z zakresu działalności:
  • karnej: „Ak”, „Di”, „Dsn”, „ENA.P.r”, „ENA.UE”, „ENO.UE”, „ENO.P.r”, „Ko”, „Kw”, „Ntk”, „Pp”, „Pn”, „Opk”, „Oz.r”, „Oz.o” i „Ns”,
  • administracyjnej: „Ip”, „Ko” i „Pp”,
  • cywilnej: „Ko” i „Pp”,
  • strzeżenia praworządności: „Cor” i „Zt”,
  • kontroli: „Wl”,
  • „DE”;
  1. rejestry uzupełniające do „Ds”, „Archiwum”, „Drz”, „Ds.u”, „Nps”, „Opz”, „Ps”, „Psz”, „Ta”, „Rz”, „Zm” i „Zpj”;
  2. wykaz kontrolny samodzielny: „W”;
  3. wykazy kontrolne uzupełniające do „Ds.”: „ENA.P.w’, ‘ENO.P.w.”, „Pm”, „Oz.w’, „Wu”.

W prokuraturach rejonowych prowadzi się urządzenia:

  1. repertoria z działalności:
  • karnej: „Ds.”,
  • administracyjnej: „Pa”,
  • cywilnej: „Pc”;
  1. rejestry samodzielne z zakresu działalności:
  • karnej: „Di”, „Ko”, „ENO.UE.r”, „Kw”, „Ntk”, „Opk”, „Oz”, „Pn” i „Pp”,
  • administracyjnej: „Ip”, „Ko” i „Pp”,
  • cywilnej: „Ko” i „Pp”,
  • strzeżenia praworządności: „Cor”, „Zo” i „Zt”,
  • „DE”;
  1. rejestry uzupełniające do „Ds”, „Archiwum”, „Drz”, „Ds.u”, „Nps”, „Opz”, „Ps”, „Psz”, „Ta”, „Rz”, „Zm” i „Zpj”;
  2. wykaz kontrolny samodzielny: „W”;
  3. wykazy kontrolne uzupełniające do „Ds.”: „ENO.P.w.”, „Pm”, „Wu”.

 

Postępowania i czynności wykonywane w sprawach karnych, karnych skarbowych i w sprawach o wykroczenia prowadzone przez prokuratora, Policję i inne organy uprawnione do prowadzenia postępowań (z wyłączeniem czynności ewidencjonowanych w „Di”, postępowań przed sądem I i II instancji oraz środków odwoławczych) rejestrowane są w repertorium „Ds”.
Poza repertorium „Ds” prowadzi się rejestry oraz wykazy kontrolne.

Rejestry i wykazy kontrolne mają charakter samodzielny lub uzupełniający w stosunku do prowadzonego w tej samej jednostce repertorium „Ds”.

Rejestrami samodzielnymi są:

  1. „Ak” – dla wykonywanych analiz kryminalnych;
  2. „Di” – dla czynności, które nie podlegają rejestracji w repertorium „Ds” podejmowanych przez prokuratora w sprawach karnych, karnych skarbowych i w sprawach o wykroczenia, prowadzonych przez inne organy;
  3. „Dsn” – dla realizacji zadań wynikających ze sprawowania nadzoru służbowego przez prokuratora nadrzędnego w postępowaniu przygotowawczym i sądowym;
  4. „ENA.P.r” – dla osób, wobec których skierowano wniosek o wydanie europejskiego nakazu aresztowania w sprawach prokuratur rejonowych;
  5. „ENA.UE” – dla osób, wobec których państwa członkowskie Unii europejskiej wystąpiły o wykonanie europejskiego nakazu aresztowania;
  6. „ENO.P.r” – dla wystąpień do państw członkowskich Unii Europejskiej o wykonanie europejskiego nakazu ochrony w sprawach prokuratur rejonowych;
  7. „ENO.UE” – dla wystąpień państw członkowskich Unii Europejskiej o wykonanie europejskiego nakazu ochrony;
  8. „ENO.UE.r” – dla wystąpień państw członkowskich Unii Europejskiej o wykonanie europejskiego nakazu ochrony realizowanych przez prokuratury rejonowe pod nadzorem prokuratury okręgowej;
  9. „Ko” – dla korespondencji ogólnej w sprawach administracyjnych (a), cywilnych (c), karnych (k), w których prokurator nie podejmuje decyzji procesowych.
  10. „Kw” – dla kasacji i wniosków o wznowienie postępowania sądowego zakończonego prawomocnym orzeczeniem w sprawach karnych, odpowiedzi na kasacje i wnioski strony przeciwnej, wnioski o wznowienie lub skarg na wyroki sądów odwoławczych oraz udziału prokuratora w tych postępowaniach;
  11. „Ns” – dla spraw o odszkodowanie za niesłuszne skazanie, tymczasowe aresztowanie lub zatrzymanie oraz stosowanie innych środków przymusu, środków zapobiegawczych, zabezpieczenia majątkowego oraz spraw o stwierdzenie nieważności orzeczeń, o odszkodowanie lub zadośćuczynienie;
  12. „Oz” – dla wniosków z zakresu obrotu prawnego z zagranicą wykonywanych przez prokuratury rejonowe pod nadzorem prokuratury okręgowej;
  13. „Oz.r” – dla wniosków z zakresu obrotu prawnego z zagranicą kierowanych do państw w sprawach prokuratur rejonowych;
  14. „Ntk” – dla wystąpień o zajęcie przez prokuratora stanowiska w przedmiocie pobrania komórek, tkanek, narządów ze zwłok, których zgon mógł być następstwem przestępstwa;
  15. „Opk” – dla wniosków podległych jednostek o wzięcie udziału w postępowaniu odwoławczym przez prokuratora jednostki wyższego stopnia w sprawach karnych i udziału prokuratora w tych sprawach oraz dla środków odwoławczych prokuratora w postępowaniu wykonawczym, apelacji prokuratora od wyroku łącznego;
  16. „Oz.o” – dla wniosków z zakresu obrotu prawnego z zagranicą wpływających z państw obcych;
  17. „Pp” – dla wniosków o udzielenie pomocy prawnej dla innych jednostek z zakresu spraw administracyjnych (a), cywilnych (c) i karnych (k);
  18. „Pn” – dla postępowań w sprawach nieletnich rozpoznawanych przez sąd rodzinny oraz  środków odwoławczych w tych sprawach;
  19. „Cor” – dla pism uprawnionych organów skierowanych do właściwego prokuratora w sprawach czynności operacyjno – rozpoznawczych;
  20. „Ip” – dla spraw o udostępnienie informacji publicznej, a także środków odwoławczych od decyzji w przedmiocie udostępniania informacji publicznej oraz udziału przed sądami administracyjnymi;
  21. „Zt” – dla zatrzymań dokonywanych przez Policję i inne uprawnione organy, z wyłączeniem zatrzymań osób podejrzanych w postępowaniach zarejestrowanych w repertorium „Ds.”;
  22. „Zo” – dla zażaleń rozpoznawanych przez prokuratora na sposób prowadzenia czynności przez inne organy;
  23. „Wl” – dla przeprowadzanych własnych wizytacji i lustracji oraz oceny wizytacji i lustracji przeprowadzanych przez jednostki podległe;

Rejestrami uzupełniającymi w zakresie czynności w sprawach karnych rejestrowanych w repertorium „Ds” tej samej jednostki są rejestry:

  1. „Archiwum” – dla archiwizowanych akt prowadzonych postępowań w danej jednostce;
  2. „Drz” – dla dowodów rzeczowych;
  3. „Ds.u” – dla czynności wykonywanych w związku z postanowieniem sądu wydanym na podstawie art. 397 § 1 k.p.k.
  4. „Nps” – dla skarg i postępowań sądowych dotyczących naruszenia prawa strony do rozpoznania sprawy w postępowaniu przygotowawczym prowadzonym lub nadzorowanym przez prokuratora bez uzasadnionej zwłoki;
  5. „Opz” – dla postępowań w sprawie odpowiedzialności podmiotów zbiorowych;
  6. „Ps” – dla orzeczeń sądu I i II instancji;
  7. „Psz” – dla przedmiotów środka zapobiegawczego;
  8. „Rz” – dla środków odwoławczych na decyzje w postępowaniu przygotowawczym za wyjątkiem zażaleń na postanowienia sądu w przedmiocie tymczasowego aresztowania;
  9. „Ta” – dla osób tymczasowo aresztowanych;
  10. „Zm” – dla zabezpieczeń majątkowych;
  11. „Zpj” – dla dokumentów uprawniających do prowadzenia pojazdów mechanicznych, zatrzymanych w związku z popełnieniem przestępstwa.

Samodzielnymi wykazami kontrolnymi są:

  1. „Oz.w” – dla wniosków z zakresu obrotu prawnego z zagranicą kierowanych do państw obcych;
  2. „W” – dla wokand spraw karnych podlegających rozpoznaniu w postępowaniu przed sądem.

Uzupełniającymi wykazami kontrolnymi są:

  1. „ENA.P.w” – dla osób, wobec których skierowano wniosek o wydanie europejskiego nakazu aresztowania w sprawach własnych;
  2. „ENO.P.w. – dla wystąpień do państwa członkowskiego Unii Europejskiej o wykonanie europejskiego nakazu ochrony w sprawach własnych;
  3. „Oz.w” – dla wniosków z zakresu obrotu prawnego z zagranicą kierowanych do państw obcych w sprawach własnych;
  4. „Pm” – dla spraw skierowanych do instytucji lub osoby uprawnionej do przeprowadzenia postępowania mediacyjnego;
  5. „Wu” – dla wniosków o udział prokuratora jednostki wyższego stopnia w postępowaniu odwoławczym.

Archiwum

Dokumentację działalności Prokuratury Okręgowej w Gliwicach i podległych prokuratur rejonowych przechowuje się po jej wykorzystaniu w archiwach zakładowych.

Archiwa poszczególnych jednostek gromadzą i przechowują materiały archiwalne (akta kategorii A) i dokumentację niearchiwalną (akta kategorii B, BE i Bc) ze wszystkich komórek organizacyjnych jednostki.

Do zakresu działania archiwum zakładowego należy głównie :

  • przejmowanie dokumentacji spraw zakończonych z komórek organizacyjnych oraz informatycznych nośników danych,
  • przechowywanie i zabezpieczenie przyjętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,
  • przechowywanie informatycznych nośników danych dotyczących spraw zakończonych i przekazanych do archiwum;
  • porządkowanie przechowywanej w archiwum dokumentacji, przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym;
  • udostępnianie przechowywanej dokumentacji,
  • wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej;
  • inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu;
  • przygotowywanie i przekazywanie materiałów archiwalnych do właściwego Archiwum Państwowego,
  • przeprowadzanie skontrum oraz sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum.

 

Udostępnianie dokumentacji archiwalnej

  1. Dokumentację udostępnia się:
    • na miejscu w archiwum;
    • poprzez jej wypożyczenie;
    • w postaci kserokopii.
  2. Oryginały dokumentacji mogą być wypożyczone jedynie za pisemną zgodą kierownika jednostki/komórki organizacyjnej, która wytworzyła lub przekazała dokumentację albo osoby przez niego upoważnionej.
  3. Do udostępniania dokumentacji osobowym spoza jednostki wymagane jest zezwolenie kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnionej.
  4. Wniosek o udostepnienie dokumentacji przechowywanej w archiwum osobom spoza jednostki winien zawierać:
    • datę;
    • nazwę wnioskującego;
    • określenie dokumentacji, będącej przedmiotem wnioskowania o udostępnienie;
    • informację o sposobie udostępnienia;
    • imię, nazwisko i podpis osoby, która wnosi o udostępnienie;
    • cel udostępnienia;
    • uzasadnienie.
Pokaż rejestr zmian
Autor informacji: Ewelina Szczyrba
Informację udostępnił: Ewelina Szczyrba
Data wytworzenia informacji: 2017-09-25
Data udostępnienia informacji: 2011-02-04
Liczba odsłon: 8 720