czwartek, 21 czerwca 2018

Informacja w zakresie przetwarzania i ochrony danych osobowych

Informacja w zakresie przetwarzania i ochrony danych osobowych

Informacja zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej RODO

I.    Dane kontaktowe Administratora Danych:
Prokurator Okręgowy w Sieradzu
Ul. Piłsudskiego 4
98-200 Sieradz
tel.: 43 8266450
e-mail: sekretariat@sieradz.po.gov.pl

II.    Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych:
Maciej Boczkowski
tel.: 43 8266460
e-mail: iod@sieradz.po.gov.pl

III.    Cel i podstawa prawna przetwarzania danych, okres przechowywania danych, odbiorcy danych:

Uwaga: Na podstawie art. 13 § 7 Ustawy Prawo o Prokuraturze, z dnia 28 stycznia 2016 r.(Dz. U. z 2017 r. poz. 1767 oraz z 2018 r. poz. 5), do przetwarzania danych osobowych w postępowaniach lub systemach teleinformatycznych w ramach realizacji zadań, o których mowa w art. 2 (w zakresie ścigania przestępstw oraz stania na straży praworządności), przepisów art. 12–16, art. 18– 22 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), nie stosuje się (art. 149 Ustawy o ochronie danych osobowych z dnia 24 maja 2018, Dz. U. z 2018 r. poz. 1000).

1.    Dane osobowe kandydatów do pracy

Cel przetwarzania danych osobowych:

Przeprowadzenie procesu rekrutacji, a po jego zakończeniu, za zgodą kandydata, dane mogą zostać wykorzystane do sporządzenia listy rezerwowej kandydatów lub podczas następnej rekrutacji.

Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych:

– dane osobowe w zakresie wskazanym w przepisach Kodeksu pracy (art. 221 § 1) będą przetwarzane w celu przeprowadzenia obecnego postępowania rekrutacyjnego (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), natomiast pozostałe dane na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), która może zostać odwołana w dowolnym czasie.

– dane osobowe będą przetwarzane także w kolejnych postępowaniach rekrutacyjnych (jednak nie dłużej niż przez okres 12 miesięcy) na podstawie wyrażonej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), która może zostać odwołana w dowolnym czasie.

– jeżeli w dokumentach zawarte są szczególne kategorie danych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO (tzw. „dane wrażliwe”) konieczna będzie zgoda na ich przetwarzanie (art. 9 ust. 2 lit. a RODO), która może zostać odwołana w dowolnym czasie.

Okres, przez który dane osobowe będą przechowywane lub informacja o kryteriach ustalania tego okresu:

– Dane osobowe zawarte w przekazanych dokumentach aplikacyjnych będą przetwarzane do czasu zakończenia procesu rekrutacji oraz przez okres 14 dni po zakończeniu procesu rekrutacji, a w przypadku osób wpisanych na rezerwową listę kandydatów do czasu następnego konkursu, jednak nie dłużej niż 12 miesięcy po zakończeniu procesu rekrutacji – licząc od dnia ogłoszenia wyników konkursu. Jeżeli przekazane dokumenty nie zostaną odebrane w ciągu 7 dni od zakończenia procesu rekrutacji to zostaną one zniszczone.

– Dane osobowe zawarte w pismach, protokołach, wszelkich załącznikach oraz dane osobowe zgromadzone w systemach informatycznych Prokuratury Okręgowej, dotyczące procesu rekrutacji, których nadawcą lub adresatem jest Prokuratura Okręgowa, będą przetwarzane przez okres zgodny z kwalifikacją archiwalną wynikającą z jednolitego rzeczowego wykazu akt wprowadzonego zarządzeniem nr 84/16 Prokuratora Generalnego z dnia 29 grudnia 2016 r. w sprawie wprowadzenia jednolitego rzeczowego wykazu akt powszechnych jednostek organizacyjnych prokuratury.

Odbiorcy danych osobowych lub kategorie odbiorców:

Podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa oraz podmioty współpracujące w procesie rekrutacji

 

2.    Dane osobowe pracowników Administratora

Cel przetwarzania danych osobowych:

Wykonywanie obowiązków pracodawcy związanych z zatrudnieniem, pomocą socjalną (ZFŚS), zapewnieniem komercyjnych świadczeń socjalnych oraz bezpieczeństwem i organizacją pracy.

Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych:

– na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b oraz c RODO w zakresie wskazanym w przepisach ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r.- Kodeks pracy oraz ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

– na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO, dla danych osobowych przetwarzanych w zakresie szerszym niż wskazanym w przepisach Kodeksu pracy (art. 221 § 1 i 3) na podstawie zgody, która może zostać odwołana w dowolnym czasie.

– na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c oraz e RODO, dane przetwarzane będą w celu zapewnienia bezpieczeństwa i porządku publicznego oraz ochrony osób i mienia na podstawie art. 222 § 1 Kodeksu pracy art. 40 § 2 ustawy Prawo o prokuraturze, a także § 56 ust. 1 p. 8 Regulaminu wewnętrznego urzędowania powszechnych jednostek organizacyjnych prokuratury (monitoring wizyjny, monitoring systemów informatycznych, wewnętrzna identyfikacja wizualna pracowników, stosowanie systemu kontroli dostępu).

– na podstawie art. 9 ust. 2 lit a RODO szczególne kategorie danych (tzw. dane wrażliwe) podane z Pani/Pana inicjatywy będą przetwarzane na podstawie zgody, która może zostać odwołana w dowolnym czasie.

– na podstawie art. 9 ust. 2 lit b RODO szczególne kategorie danych (tzw. dane wrażliwe) mogą być przetwarzane także jako niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej.

Okres, przez który dane osobowe będą przechowywane lub informacja o kryteriach ustalania tego okresu:

Pracodawca zobowiązany jest przechowywać dane osobowe przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne do realizacji celów, w których są przetwarzane, zgodnie z zarządzeniem nr 84/16 Prokuratora Generalnego z dnia 29 grudnia 2016 r. w sprawie wprowadzenia jednolitego rzeczowego wykazu akt powszechnych jednostek organizacyjnych prokuratury oraz przepisami Kodeksu pracy określającymi zasady przechowywania przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposób prowadzenia akt osobowych pracownika.

Odbiorcy danych osobowych lub kategorie odbiorców:

Podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa.

 

3.    Dane osobowe stażystów, praktykantów i aplikantów

Cel przetwarzania danych osobowych:

Dane osobowe przetwarzane będą w celu realizacji zadań administratora związanych z wykonaniem umowy stażu zawodowego, praktyk lub aplikacji.

Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych:

– na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b oraz c RODO dla danych osobowych w zakresie wskazanym w umowie.

– na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO dla podanych danych osobowych w zakresie szerszym niż wskazanym w umowie, przetwarzane będą one na podstawie zgody, która może zostać odwołana w dowolnym czasie.

– na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c oraz e RODO, dane przetwarzane będą w celu zapewnienia bezpieczeństwa i porządku publicznego oraz ochrony osób i mienia na podstawie art. 222 § 1 Kodeksu pracy art. 40 § 2 ustawy Prawo o prokuraturze, a także § 56 ust. 1 p. 8 Regulaminu wewnętrznego urzędowania powszechnych jednostek organizacyjnych prokuratury (monitoring wizyjny, monitoring systemów informatycznych, wewnętrzna identyfikacja wizualna pracowników, stosowanie systemu kontroli dostępu).

Okres, przez który dane osobowe będą przechowywane lub informacja o kryteriach ustalania tego okresu:

Dane osobowe przechowywane będą przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne do realizacji celów, w których są przetwarzane, zgodnie z zarządzeniem nr 84/16 Prokuratora Generalnego z dnia 29 grudnia 2016 r. w sprawie wprowadzenia jednolitego rzeczowego wykazu akt powszechnych jednostek organizacyjnych prokuratury oraz przepisami szczególnymi.

Odbiorcy danych osobowych lub kategorie odbiorców:

Podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa.

 

4.    Dane osobowe przetwarzane w związku z realizacją umów cywilnoprawnych

Cel przetwarzania danych osobowych:
Realizacja zadań administratora związanych z zawarciem i wykonaniem umowy cywilnoprawnej.

Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych:

– na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO dane przetwarzane będą w celu realizacji zadań administratora związanych z zawarciem i wykonaniem umowy cywilnoprawnej.

Okres, przez który dane osobowe będą przechowywane lub informacja o kryteriach ustalania tego okresu:

Dane osobowe przechowywane będą przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne do realizacji celów, w których są przetwarzane, zgodnie z zarządzeniem nr 84/16 Prokuratora Generalnego z dnia 29 grudnia 2016 r. w sprawie wprowadzenia jednolitego rzeczowego wykazu akt powszechnych jednostek organizacyjnych prokuratury oraz przepisami szczególnymi.

Odbiorcy danych osobowych lub kategorie odbiorców:

Podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa.

 

5.    Dane osobowe przetwarzane w związku z rozliczeniem należności: biegłych, tłumaczy, kuratorów, mediatorów, adwokatów i innych uczestników postępowań

Cel przetwarzania danych osobowych:
Dane osobowe przetwarzane są w celu rozliczenia należności w związku z wystawieniem rachunku lub faktury z tytułu wykonanych na rzecz prokuratury usług.

Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych:

– na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b oraz c RODO dla danych osobowych w zakresie wskazanym w rachunku lub fakturze.

– na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c oraz e RODO, dane przetwarzane będą w celu zapewnienia bezpieczeństwa i porządku publicznego oraz ochrony osób i mienia na podstawie art. 40 § 2 ustawy Prawo o prokuraturze, a także § 56 ust. 1 p. 8 Regulaminu wewnętrznego urzędowania powszechnych jednostek organizacyjnych prokuratury (monitoring wizyjny, monitoring systemów informatycznych, stosowanie systemu kontroli dostępu).

Okres, przez który dane osobowe będą przechowywane lub informacja o kryteriach ustalania tego okresu:

Dane osobowe przechowywane będą przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne do realizacji celów, w których są przetwarzane, zgodnie z zarządzeniem nr 84/16 Prokuratora Generalnego z dnia 29 grudnia 2016 r. w sprawie wprowadzenia jednolitego rzeczowego wykazu akt powszechnych jednostek organizacyjnych prokuratury oraz przepisami szczególnymi.

Odbiorcy danych osobowych lub kategorie odbiorców:

Podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa.

 

6.    Dane osób przetwarzane w związku z prowadzeniem ewidencji interesantów

Cel przetwarzania danych osobowych:
Zapewnienie bezpieczeństwa osób i mienia oraz przeciwdziałanie naruszeniom prawa.

Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych:

Dane osobowe na podstawie art. 6 ust. 1 lit c oraz e RODO, będą przetwarzane w celu prowadzenia ewidencji interesantów, zapewnienia bezpieczeństwa i porządku publicznego oraz ochrony osób i mienia zgodnie z art. 40 § 2 ustawy Prawo o prokuraturze, a także § 56 ust. 1 p. 8 Regulaminu wewnętrznego urzędowania powszechnych jednostek organizacyjnych prokuratury.

Okres, przez który dane osobowe będą przechowywane lub informacja o kryteriach ustalania tego okresu:

Dane osobowe przechowywane będą przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne do realizacji celów, w których są przetwarzane, zgodnie z zarządzeniem nr 84/16 Prokuratora Generalnego z dnia 29 grudnia 2016 r. w sprawie wprowadzenia jednolitego rzeczowego wykazu akt powszechnych jednostek organizacyjnych prokuratury oraz przepisami szczególnymi.

Odbiorcy danych osobowych lub kategorie odbiorców:

– Podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa.

– Dane osobowe mogą być powierzone firmom zewnętrznym (np. w związku z obsługą prawną, ochroną obiektu i monitoringu).

 

7.    Wizerunek osób znajdujących się w obszarze objętym monitoringiem wizyjnym

Cel przetwarzania danych osobowych:
W celu zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia oraz przeciwdziałaniu naruszeniom prawa w Prokuraturze Okręgowej w Sieradzu funkcjonuje system monitoringu wizyjnego obejmujący następujące obszary:

– budynek prokuratury (wejścia/wyjścia z prokuratury, korytarze oraz klatki schodowe)

– obszar wokół budynku prokuratury (furtka i brama wjazdowa, bramy garażowe, ciągi komunikacyjne, chodniki i parkingi)

Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych:

Zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c oraz e RODO przetwarzane będą w celu zapewnienia bezpieczeństwa i porządku publicznego oraz ochrony osób i mienia na podstawie art. 222 § 1 Kodeksu pracy (Dz.U.2018.917 t.j. ze zm.), art. 40 § 2 ustawy Prawo o prokuraturze (Dz.U.2017.1767 t.j. ze zm.), a także § 56 ust. 1 p. 8 Regulaminu wewnętrznego urzędowania powszechnych jednostek organizacyjnych prokuratury.

Okres, przez który dane osobowe będą przechowywane lub informacja o kryteriach ustalania tego okresu:

Dane osobowe utrwalone na nagraniu przechowywane będą przez okres nie dłuższy niż 30 dni. Czas przechowywania uzależniony jest od ilości zdarzeń i pojemności dysku rejestratora. Po skończeniu się miejsca na dysku dane są automatycznie nadpisywane. Rejestracji i zapisowi danych na nośniku podlega wyłącznie obraz (bez dźwięku).

Odbiorcy danych osobowych lub kategorie odbiorców:

– Podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa.

– Dane osobowe mogą być powierzone firmom zewnętrznym (np. w związku z obsługą prawną, ochroną obiektu i monitoringu).

 

8.    Dane osobowe przetwarzane w związku z udzielaniem zamówień publicznych

Cel przetwarzania danych osobowych:
Przeprowadzenie procedury udzielenia zamówienia publicznego.

Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych: art. 6 ust. 1 lit. c RODO przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.

Okres, przez który dane osobowe będą przechowywane lub informacja o kryteriach ustalania tego okresu:

Zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy.

W przypadku wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza: okres równy okresowi gwarancji i rękojmi, nie krótszy jednak niż do dnia rozstrzygnięcia roszczeń stron.

Odbiorcy danych osobowych lub kategorie odbiorców:

Osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy „Pzp” oraz podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa.

Prawa osób, których dane są przetwarzane w związku z udzieleniem zamówienia publicznego:

Przysługuje:

− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do przetwarzanych danych osobowych*;

− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych**;

− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO***;

− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Nie przysługuje:

− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Wyjaśnienia:

* W przypadku gdy wykonanie obowiązków, o których mowa w art. 15 ust. 1-3 RODO, wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, zamawiający może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu.

** Skorzystanie przez osobę, której dane dotyczą, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych, o którym mowa w art. 16 RODO, nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą, a także nie może naruszać integralności protokołu i jego załączników.

*** Wystąpienie z żądaniem, o którym mowa w art. 18 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu. Prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego

 

IV.    Prawa osób, których dane są przetwarzane:

W związku z przetwarzaniem przez Prokuraturę Okręgową w Sieradzu Państwa danych osobowych mają Państwo prawo (z wyjątkiem sytuacji opisanych w przepisach szczególnych) do złożenia wniosku o:
•    dostęp do danych oraz mogą Państwo żądać od Administratora informacji o celu i sposobie przetwarzania danych,
•    sprostowanie (poprawienia) danych, które są nieprawidłowe lub niekompletne,
•    usunięcie danych przetwarzanych bezpodstawnie,
•    ograniczenie przetwarzania w przypadku wątpliwości co do prawidłowości danych lub zasadności ich przetwarzania,
•    przeniesienie danych do innego administratora, o ile dane przetwarzane są na podstawie zgody i w sposób zautomatyzowany;

Osoba, której dane przetwarza Prokuratura posiada prawo do złożenia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania jej danych, jeżeli podstawą przetwarzania jest interes publiczny lub prawnie uzasadniony interes  Administratora. Administrator nie będzie już mógł przetwarzać tych danych osobowych, chyba że wykaże, że istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania danych, które według prawa uznaje się za nadrzędne wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

W tych przypadkach, gdy przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, mają Państwo prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Mają Państwo prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego w tych przypadkach, gdy przetwarzanie Państwa danych narusza przepisy prawa.

V. Przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej:

Dane osobowe przetwarzane przez Administratora nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej z wyłączeniem sytuacji wynikających z przepisów prawa.

VI.    Informacja o wymogu podania danych:

Jeżeli cel przetwarzania danych wynika z przepisów prawa, podanie danych jest obowiązkowe. W pozostałych przypadkach podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne dla realizacji wymienionych celów przetwarzania danych.

VII.    Informacja o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu (art. 22 ust. 1 i 4 RODO):

Administrator nie będzie podejmować decyzji w sposób zautomatyzowany, w tym profilować przetwarzanych danych osobowych.

Pokaż rejestr zmian
Autor informacji: Krzysztof Światek
Informację udostępnił: Krzysztof Światek
Data wytworzenia informacji: 2018-06-21
Data udostępnienia informacji: 2019-07-01
Liczba odsłon: 7 742