Rejestry, ewidencje i archiwa

Zgodnie z Zarządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 3 marca 2016 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów oraz innych działów administracji w powszechnych jednostkach organizacyjnych prokuratury (Dz.Urz.MS.2017.174 t.j. z późn. zm.) w Prokuraturze Regionalnej w Szczecinie prowadzone są następujące urządzenia ewidencyjne:

1. Repertoria z działalności:
– karnej: „Ds” – dla spraw karnych, karnych skarbowych i w spraw o wykroczenia prowadzonych przez prokuratora, Policję i inne organy uprawnione do prowadzenia postępowań,
– administracyjnej: „Pa” – dla postępowań administracyjnych, sądowo-administracyjnych i postępowań przed sądem administracyjnym, udziału w tego rodzaju postępowaniach i zaskarżania zapadłych w nich orzeczeń, a także nadzorowania czynności związanych z tego rodzaju postępowaniami administracyjnymi przez podległe jednostki.
– cywilnej: „Pc” – dla postępowań cywilnych, ze stosunku pracy i ubezpieczeń społecznych, rodzinnych i opiekuńczych oraz spraw o przyznanie lub zwrot kompensaty pieniężnej, roszczeń regresowych i innych spraw wynikających z podejmowanej działalności pozakarnej, udziału w tego rodzaju postępowaniach i zaskarżania zapadłych w nich orzeczeń, a także nadzorowania czynności związanych z tego rodzaju postępowaniami przez podległe jednostki.

2. Rejestry samodzielne z zakresu działalności:
a) karnej:
– „Ak” – dla wykonywanych analiz kryminalnych,
– „Di” – dla czynności, które nie podlegają rejestracji w repertorium „Ds” podejmowanych przez prokuratora w sprawach karnych, karnych skarbowych i w sprawach o wykroczenia, prowadzonych przez inne organy,
– „Dsn”- dla realizacji zadań wynikających ze sprawowania nadzoru służbowego przez prokuratora nadrzędnego w postępowaniu przygotowawczym i sądowym,
– „Ko” – dla korespondencji ogólnej w sprawach karnych (k), w których prokurator nie podejmuje decyzji procesowych,
– „Kw” – dla kasacji i wniosków o wznowienie postępowania sądowego zakończonego prawomocnym orzeczeniem w sprawach karnych, odpowiedzi na kasacje i wnioski strony przeciwnej oraz udziału prokuratora w tych postępowaniach,
– „Ntk” – dla wystąpień o zajęcie przez prokuratora stanowiska w przedmiocie pobrania komórek, tkanek, narządów ze zwłok, których zgon mógł być następstwem przestępstwa,
– „Pp” – dla wniosków o udzielenie pomocy prawnej dla innych jednostek z zakresu spraw karnych (k),
– „Opk” – dla środków odwoławczych w postępowaniu sądowym w sprawach karnych podległych jednostek, udziału prokuratora w postępowaniu odwoławczym oraz wniosków podległych jednostek o wzięcie udziału w postępowaniu odwoławczym,
– „Oz.o” – dla wniosków z zakresu obrotu prawnego z zagranicą wpływających z państw obcych,
b) administracyjnej:
– „Ip” – dla wniosków o udzielenie informacji publicznej,
– „Ko” – dla korespondencji ogólnej w sprawach administracyjnych (a), w których prokurator nie podejmuje decyzji procesowych,
– „Pp” – dla wniosków o udzielenie pomocy prawnej dla innych jednostek z zakresu spraw administracyjnych (a),
c) cywilnej:
– „Ko” – dla korespondencji ogólnej w sprawach cywilnych (c), w których prokurator nie podejmuje decyzji procesowych,
– „Pp” – dla wniosków o udzielenie pomocy prawnej dla innych jednostek z zakresu spraw cywilnych (c),
d) strzeżenia praworządności:
– „Cor” – dla pism uprawnionych organów skierowanych do właściwego prokuratora w sprawach czynności operacyjno – rozpoznawczych;
– „Zt” – dla zatrzymań dokonywanych przez Policję i inne uprawnione organy, z wyłączeniem zatrzymań osób podejrzanych w postępowaniach zarejestrowanych w repertorium „Ds”,
e) kontroli i odpowiedzialności dyscyplinarnej/służbowej:
– „RD” – dla czynności dyscyplinarnych, postępowań wyjaśniających oraz postępowań dyscyplinarnych prowadzonych przez rzecznika dyscyplinarnego,
– „Wl” – dla przeprowadzanych własnych wizytacji i lustracji oraz oceny wizytacji i lustracji przeprowadzanych przez podległe jednostki,
f) „DE” – Akta spraw zarejestrowanych w repertorium „Ds”, „Pc” i „Pa” i rejestrach samodzielnych, akta sądowe, akta administracyjne oraz inną korespondencję wpływającą do jednostki

3. Rejestry uzupełniające do „Ds”:
– „Archiwum” – dla archiwizowanych akt prowadzonych postępowań w danej jednostce,
– „Drz” – dla dowodów rzeczowych,
– „Ds.u” – dla czynności wykonywanych w związku z postanowieniem sądu wydanym na podstawie art. 397 § 1 kpk,
– „Nps” – dla skarg i postępowań sądowych dotyczących naruszenia prawa strony do rozpoznania sprawy w postępowaniu przygotowawczym prowadzonym lub nadzorowanym przez prokuratora bez nieuzasadnionej zwłoki,
– „Opz” – dla postępowań w sprawie odpowiedzialności podmiotów zbiorowych,
– „Ps” – dla orzeczeń sądu I i II instancji,
– „Psz” – dla przedmiotów środka zapobiegawczego,
– „Ta” – dla osób tymczasowo aresztowanych,
– „Rz” – dla środków odwoławczych na decyzje prokuratora w postępowaniu przygotowawczym,
– „Zm” – dla zabezpieczeń majątkowych
– „Zpj” – dla dokumentów uprawniających do prowadzenia pojazdów mechanicznych, zatrzymanych w związku z popełnieniem przestępstwa;

4. Wykaz kontrolny samodzielny: „W” – dla wokand spraw karnych podlegających rozpoznaniu w postępowaniu przed sądem;

5. Wykazy kontrolne uzupełniające do „Ds”:
– „ENA.P.w” – dla osób, wobec których skierowano wniosek o wydanie europejskiego nakazu aresztowania w sprawach własnych,
– „ENO.P.w.” – dla wystąpień do państwa członkowskiego Unii Europejskiej o wykonanie europejskiego nakazu ochrony w sprawach własnych,
– „Pm” – dla spraw skierowanych do instytucji lub osoby uprawnionej do przeprowadzenia postępowania mediacyjnego,
– „Oz.w” – dla wniosków z zakresu obrotu prawnego z zagranicą kierowanych do państw obcych w sprawach własnych,
– „Wu” – dla wniosków o udział prokuratora jednostki wyższego stopnia w postępowaniu odwoławczym.;

6. Spisy spraw z zakresu administracji prokuratora.

Dokumentację działalności Prokuratury Regionalnej w Szczecinie przechowuje się po jej wykorzystaniu w archiwum zakładowym.
Zadania archiwum zakładowego:

  • przejmowanie dokumentacji spraw zakończonych z komórek organizacyjnych prokuratury oraz informatycznych nośników danych,
  • przechowywanie i zabezpieczenie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,
  • przechowywanie informatycznych nośników danych dotyczących spraw zakończonych i przekazanych do archiwum,
  • udostępnianie przechowywanej dokumentacji osobom upoważnionym,
  • inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu po uprzednim uzyskaniu jednorazowej zgody na brakowanie archiwum państwowego,
  • przygotowywanie i przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego w Szczecinie,
  • przeprowadzanie skontrum oraz sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum.

Zasady, tryb przygotowania i przekazywania do archiwum akt spraw z zakresu ustawowych zadań prokuratora, urządzeń ewidencyjnych i pomocniczych oraz organizację i zakres działania archiwów zakładowych w jednostkach prokuratury określają instrukcja kancelaryjna i instrukcja archiwalna wprowadzonymi zarządzeniem nr 50/16 Prokuratora Generalnego z dnia 11 lipca 2016 roku.

Do udostępnienia dokumentacji osobom spoza jednostki wymagane jest zezwolenie kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnionej. Wniosek o udostępnienie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym Prokuratury Regionalnej w Szczecinie osobom spoza jednostki winien zawierać:

  1. datę,
  2. nazwę wnioskującego,
  3. określenie dokumentacji, będącej przedmiotem wnioskowania o udostępnienie,
  4. informację o sposobie udostępnienia,
  5. imię, nazwisko i podpis osoby, która wnosi o udostępnienie,
  6. cel udostępnienia,
  7. uzasadnienie.
Pokaż rejestr zmian
Autor informacji: Stanisław Felsztyński
Informację udostępnił: Adam Ferenc
Data wytworzenia informacji: 2017-07-21
Data udostępnienia informacji: 2016-03-04
Liczba odsłon: 2 160